Instandhaltungssoftware: Kosten, BetrSichV-Pflicht und Anbieterwahl

Eine Walzenschleifmaschine fällt aus, und die erste Frage ist nicht, wer sie repariert, sondern wann sie zuletzt gewartet wurde. Die Antwort steht in einem Ordner, in einer Excel-Tabelle auf dem Rechner des Schichtleiters, der gerade im Urlaub ist, oder gar nicht. Genau an diesem Punkt beginnt die Suche nach Instandhaltungssoftware in den meisten mittelständischen Produktionsbetrieben – nicht aus Interesse an einem neuen Werkzeug, sondern weil ein Ausfall oder eine Prüfung gezeigt hat, dass die vorhandene Dokumentation nicht trägt.

Dieser Beitrag beantwortet drei Fragen: Welche gesetzliche Pflicht hinter der Instandhaltung steht, was eine Software wie remberg oder MaintMaster tatsächlich kostet, und worauf Sie bei der Anbieterwahl achten sollten.

Die Pflicht, die hinter jeder Instandhaltung steht

Wer Maschinen, Geräte oder Anlagen betreibt, unterliegt der Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) (öffnet in neuem Tab). Sie definiert Instandhaltung in § 2 Absatz 7 als „die Gesamtheit aller Maßnahmen zur Erhaltung des sicheren Zustands oder der Rückführung in diesen" – und zählt dazu ausdrücklich Inspektion, Wartung und Instandsetzung. Das ist keine freiwillige Fürsorge für den Maschinenpark, sondern eine Pflicht, die in § 10 Absatz 1 BetrSichV konkret wird: Der Arbeitgeber hat Instandhaltungsmaßnahmen zu treffen, „damit die Arbeitsmittel während der gesamten Verwendungsdauer den für sie geltenden Sicherheits- und Gesundheitsschutzanforderungen entsprechen und in einem sicheren Zustand erhalten werden" – und zwar unter Berücksichtigung der Herstellerangaben.

§ 10 Absatz 2 BetrSichV verlangt zusätzlich, dass Instandhaltungsmaßnahmen auf Grundlage einer Gefährdungsbeurteilung durchgeführt werden und dass nur fachkundige, beauftragte und unterwiesene Beschäftigte oder vergleichbar qualifizierte Auftragnehmer damit betraut werden. § 10 Absatz 3 listet eine Reihe organisatorischer Pflichten auf, etwa die Festlegung von Verantwortlichkeiten, ausreichende Kommunikation zwischen Bedien- und Instandhaltungspersonal und die Absicherung des Arbeitsbereichs während der Arbeiten. Wie die TU Berlin in ihrer Zusammenfassung der Vorschrift (öffnet in neuem Tab) darlegt, trifft diese Pflicht die Arbeitgeberin oder den Arbeitgeber unabhängig davon, ob die Instandhaltung intern oder extern vergeben wird.

Separat von der Instandhaltung selbst steht die wiederkehrende Prüfung: Für überwachungsbedürftige Anlagen schreibt § 16 BetrSichV Prüffristen vor, und § 17 verlangt, dass das Ergebnis jeder Prüfung aufgezeichnet wird – mit Mindestangaben, die die Verordnung konkret benennt. Die DGUV Information 209-015 (öffnet in neuem Tab) ergänzt dazu praxisnah, dass etwa ein ausgefüllter Freigabeschein nach § 10 Absatz 3 Nummer 12 BetrSichV zugleich die Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung für die jeweilige Instandhaltungsarbeit darstellt. In der Praxis heißt das: Wer im Schadensfall oder bei einer Betriebsprüfung nicht lückenlos zeigen kann, wann eine Maschine zuletzt gewartet, von wem und auf welcher Gefährdungsbeurteilung basierend, trägt die Beweislast – unabhängig davon, ob die Wartung tatsächlich stattgefunden hat.

Was Instandhaltungssoftware tatsächlich kostet

Die Anbieter unterscheiden sich stark danach, ob sie pro Nutzer, nach Funktionsumfang oder in Komplettpaketen abrechnen – und ob der angegebene Preis die Basisversion oder bereits einen für den Mittelstand brauchbaren Funktionsumfang beschreibt.

remberg, ein deutscher Anbieter mit EU-Hosting, staffelt sein CMMS laut eigener Preisseite (öffnet in neuem Tab) in vier Stufen: Eine dauerhaft kostenlose FREE-Version deckt unbegrenzte Anlagen, Meldungen und Aufträge sowie eine integrierte KI ab, allerdings ohne Analysen und ohne unbegrenzte Wartungspläne. Das ESSENTIAL-Paket für 25 Euro pro Nutzer und Monat ergänzt unter anderem Basis-Analysen, unbegrenzte Wartungspläne und Zeiterfassung. PREMIUM für 45 Euro pro Nutzer und Monat fügt erweiterte Analysen, Ersatzteilverwaltung und API-Zugang hinzu. ENTERPRISE wird individuell verhandelt. Laut remberg selbst (öffnet in neuem Tab) erfolgt die Abrechnung standardmäßig jährlich, eine monatliche Abrechnung ist erst ab zehn Nutzern möglich.

MaintMaster, ein schwedischer Anbieter mit Vertrieb auch in Deutschland, weist laut eigener Preisseite (öffnet in neuem Tab) deutlich höhere Einstiegspreise aus: Die Starter-Plattform kostet 265 Euro monatlich, Standard 580 Euro monatlich – hier handelt es sich allerdings nicht um Preise pro Nutzer, sondern um Plattformpreise, zu denen zusätzlich Nutzerlizenzen in drei Rollen (Requester, Operator, Professional) kommen. Premium und Enterprise sind auf Anfrage erhältlich.

Der Instandhaltungssoftware-Vergleich von remberg (öffnet in neuem Tab) selbst – als Anbietervergleich einzuordnen, da remberg darin seine eigene Lösung mitvergleicht – nennt für drei weitere Systeme Preisspannen pro Nutzer und Monat: 10 bis 31 Euro für einen kleineren Anbieter mit Fokus auf KMU, 0 Euro bis zu fünf Nutzern und danach 29 bis 49 Euro für eine Cloud-Lösung mit ESG-Fokus, sowie 65 bis 125 Euro für eine international ausgerichtete Enterprise-Lösung mit hohem Funktionsumfang. Die ccc Industriesoftware (öffnet in neuem Tab), ein Anbieter größerer, individuell konfigurierter CMMS-Lösungen, bestätigt diese Grobeinordnung aus eigener Beobachtung: „Kleine" Lösungen beginnen demnach bei rund 30 Euro pro Nutzer und Monat, während „große", stark anpassbare Systeme mit ERP-Anbindung als Projekte mit Tagessätzen kalkuliert werden und sich vorab nicht exakt beziffern lassen.

Für die Budgetplanung heißt das: Ein Team mit fünf bis zehn Instandhaltern kommt bei den günstigeren Cloud-Lösungen auf etwa 150 bis 500 Euro monatlich für die reine Softwarelizenz – ohne Einrichtung, Datenmigration und Schulung, die bei den meisten Anbietern separat anfallen.

Worauf es bei der Anbieterwahl ankommt

Dokumentation, die die BetrSichV-Pflicht tatsächlich erfüllt, nicht nur Aufgaben verwaltet. Eine Software, die Wartungstermine plant, aber keine strukturierte Verknüpfung zwischen Arbeitsauftrag, durchführender Person und zugrundeliegender Gefährdungsbeurteilung abbildet, hilft im Tagesgeschäft, trägt aber im Prüf- oder Schadensfall nicht. Prüfen Sie vor der Entscheidung konkret, ob sich § 17-konforme Prüfaufzeichnungen direkt aus dem System exportieren lassen.

Abrechnungsmodell gegen die eigene Teamstruktur rechnen, nicht gegen den Einstiegspreis. Ein Pro-Nutzer-Modell wie bei remberg skaliert linear mit der Teamgröße, ein Plattformpreis wie bei MaintMaster amortisiert sich erst ab einer bestimmten Nutzerzahl. Welches Modell günstiger ist, hängt davon ab, wie viele Personen tatsächlich aktiv im System arbeiten müssen – und wie viele nur lesend Meldungen einsehen.

Herstellerangaben und Wartungsintervalle als Stammdaten, nicht als Freitext. § 10 Absatz 1 BetrSichV verlangt ausdrücklich, dass Instandhaltungsmaßnahmen die Angaben des Herstellers berücksichtigen. Eine Software, die Herstellerdokumente, Intervalle und Ersatzteillisten pro Anlage strukturiert vorhält, verhindert, dass diese Information bei Personalwechsel verloren geht.

Exportierbarkeit der Historie vor Vertragsschluss klären. Wie bei vergleichbaren Software-Entscheidungen im Mittelstand gilt auch hier: Wer aus Excel oder einem Altsystem wechselt, sollte vorab prüfen, ob sich Anlagenhistorie und bisherige Prüfnachweise strukturiert übernehmen lassen – nicht erst, wenn die Kündigungsfrist beim alten System bereits läuft.

Fazit: Die Software ersetzt die Pflicht nicht, sie macht sie nachweisbar

Instandhaltungssoftware löst keine der in der BetrSichV festgelegten Pflichten ab – weder die Gefährdungsbeurteilung noch die fachkundige Durchführung noch die Verantwortlichkeit der Geschäftsführung. Was sie leistet, ist Nachweisbarkeit: lückenlose Aufzeichnungen statt verstreuter Ordner, automatisch terminierte Intervalle statt Zuruf zwischen Schichten. Wer eine Lösung allein nach Funktionsumfang und Preis pro Nutzer auswählt und die Frage der BetrSichV-konformen Dokumentation erst im Nachgang klärt, riskiert ein System, das im Alltag komfortabel ist, aber im Prüf- oder Schadensfall keine belastbare Historie liefert.

Wenn Sie an diesem Punkt stehen – zwischen mehreren CMMS-Anbietern unsicher sind oder klären wollen, wie sich Ihre bestehenden Wartungsprozesse so abbilden lassen, dass sie auch einer Betriebsprüfung standhalten: Sprechen Sie mit uns. Wir schauen uns Ihre Anlagenzahl, Ihr Instandhaltungsteam und Ihre bestehende Dokumentation an, bevor wir eine Empfehlung aussprechen.