Inventur-Software: Kosten, HGB-Pflicht und Anbieterwahl

Die Excel-Tabelle für den Lagerbestand hat zwei Versionen im Umlauf, die Jahresinventur dauert ein verlängertes Wochenende mit ausgedruckten Zähllisten, und am Ende weicht das Ergebnis vom Buchbestand ab, ohne dass jemand sagen kann, wo genau der Fehler steckt. So beginnt die Suche nach einer Inventur-Software in den meisten mittelständischen Betrieben – nicht aus Interesse an einem neuen Tool, sondern weil der jährliche Pflichttermin zur Zumutung geworden ist.

Dieser Beitrag beantwortet drei Fragen: Welche gesetzliche Pflicht hinter der Inventur steht, was eine digitale Lösung tatsächlich kostet, und worauf Sie bei der Anbieterwahl achten sollten.

Die Pflicht, die hinter jeder Inventur steht

Wer zur doppelten Buchführung verpflichtet ist, muss nach § 240 HGB (öffnet in neuem Tab) zu Beginn seines Handelsgewerbes und danach zum Schluss jedes Geschäftsjahrs ein Inventar aufstellen – ein genaues Verzeichnis aller Vermögensgegenstände und Schulden mit ihrem jeweiligen Wert. Betroffen sind laut der IHK Hannover (öffnet in neuem Tab) im Handelsregister eingetragene Kaufleute – vom Einzelkaufmann über OHG und KG bis zur GmbH – sowie Gewerbetreibende, deren Umsatz 800.000 Euro oder deren Gewinn 80.000 Euro im Jahr übersteigt. § 241a HGB (öffnet in neuem Tab) befreit Einzelkaufleute von dieser Pflicht, wenn sie diese beiden Schwellen in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren nicht überschreiten.

Die Aufstellung des Inventars setzt grundsätzlich eine körperliche Bestandsaufnahme voraus – Zählen, Wiegen oder Messen der tatsächlich vorhandenen Ware. § 241 HGB (öffnet in neuem Tab) erlaubt Erleichterungen: Stichprobeninventur auf Basis anerkannter mathematisch-statistischer Methoden (Absatz 1), permanente Inventur über ein laufendes Lagerbuchführungssystem ohne Stichtagszählung (Absatz 2), oder eine zeitlich vorgezogene beziehungsweise nachgelagerte Inventur innerhalb von drei Monaten vor oder zwei Monaten nach dem Bilanzstichtag (Absatz 3). Welches Verfahren zulässig ist, hängt von der Art der Ware und der Qualität der Bestandsführung ab – ohne belastbare Software-Unterstützung lässt sich aber keines davon revisionssicher nachweisen.

Dazu kommt die Aufbewahrungspflicht: Nach § 147 Abs. 1 und 3 AO (öffnet in neuem Tab) müssen Inventare und Bücher zehn Jahre aufbewahrt werden, Buchungsbelege acht Jahre – und zwar so, dass ein sachkundiger Dritter sie bei einer Betriebsprüfung in angemessener Zeit nachvollziehen kann. Ein Zettelstapel vom Vorjahr erfüllt diese Anforderung formal, macht die Prüfung aber zur Sucharbeit.

Was Inventur-Software tatsächlich kostet

Die Anbieter unterscheiden sich stark danach, ob sie pro Lizenz, nach Asset-Anzahl oder in Komplettpaketen abrechnen.

COSYS, ein deutscher Anbieter mit Fokus auf mobile Datenerfassung, staffelt seine reine Inventur-App laut eigener Preisseite (öffnet in neuem Tab) in zwei Versionen: Version 1 für 58 Euro monatlich deckt Barcode-Scan, Mengenerfassung und Standard-Export ab, Version 2 für 78 Euro monatlich ergänzt unter anderem Artikelvolltextsuche, Chargen- und Seriennummernerfassung sowie WebDesk-Auswertungen. Beide Preise verstehen sich netto pro Lizenz und Monat im Abomodell. Wer stattdessen eine vollständige Lagerverwaltung mit Inventurfunktion sucht, zahlt laut COSYS' eigener Angabe zur Lösung für kleine Unternehmen (öffnet in neuem Tab) ab 68,50 Euro monatlich.

Timly, ein Schweizer Anbieter für Inventar- und Asset-Management, nennt laut eigener Preisseite (öffnet in neuem Tab) drei Stufen: Essential+ beginnt bei 229 US-Dollar monatlich und enthält unter anderem unlimitierte Benutzer, Zuweisung und Rückgabe von Inventar sowie ein einfaches Ticketsystem. Professional liegt bei 569 US-Dollar monatlich und ergänzt unter anderem eine erweiterte Inventurfunktion, REST-API-Zugriff und Lagerverwaltung. Enterprise wird individuell verhandelt. Die Preise gelten in US-Dollar; für Teams in der EU kommt je nach Abrechnungsmodell eine Umrechnung hinzu.

sortful, ein deutscher Anbieter mit Sitz in Nürnberg, rechnet laut eigener Preisseite (öffnet in neuem Tab) nicht pro Nutzer, sondern nach Anzahl verwalteter Assets ab: Small für 59 Euro monatlich deckt bis zu 500 Assets ab, Grow für 139 Euro monatlich bis zu 2.000 Assets inklusive Refurbishing-Funktion, Professional für 499 Euro monatlich bis zu 5.000 Assets inklusive Anfragenmanagement. Enterprise mit unlimitierter Asset-Zahl, REST-API und Active-Directory-Integration wird individuell angeboten. Ein dedizierter Inventurmodus zum Stichtag ist laut Anbieter in allen Stufen enthalten.

Für ein kleines Team mit überschaubarem Bestand liegt die Spanne damit zwischen rund 58 Euro monatlich (COSYS Version 1) und knapp 140 Euro monatlich (sortful Grow) – je nachdem, ob eine reine Zähl-App ausreicht oder eine durchgängige Asset-Verwaltung mit Zuweisung, Standortverfolgung und Reporting gebraucht wird. Wer zusätzlich API-Zugriff, Single Sign-On oder Mehrmandantenfähigkeit benötigt, landet schnell bei mehreren hundert Euro monatlich, wie das Beispiel Timly Professional zeigt.

Warum die Inventur im Handel ein wirtschaftliches Problem ist, nicht nur ein formales

Wie relevant eine saubere Bestandsführung ist, zeigt die Größenordnung der Differenzen, die ohne sie entstehen. Laut der EHI-Studie Inventurdifferenzen 2025 (öffnet in neuem Tab) des EHI Retail Institute stiegen die Inventurverluste im deutschen Einzelhandel 2024 gegenüber 2023 von 4,80 auf 4,95 Milliarden Euro – branchengewichtet hochgerechnet für den gesamten stationären Einzelhandel. Bezogen auf die Verkaufspreise entsprach das laut derselben Studie rund 1 Prozent des Bruttoumsatzes über alle untersuchten Branchen hinweg. Die Studie betrifft primär größere Handelsunternehmen mit mehreren Filialen, nicht den typischen Mittelstandsbetrieb ohne Ladengeschäft – die Tendenz, dass unsaubere Bestandsführung direkt Geld kostet, lässt sich aber auf jedes Unternehmen mit physischem Lager übertragen: Jede nicht erfasste Differenz ist entweder ein realer Verlust oder ein Buchungsfehler, der bei der nächsten Prüfung auffällt.

Bemerkenswert ist auch die Selbsteinschätzung der befragten Unternehmen: Laut EHI bewertete 2024 weniger als die Hälfte der Händler das eigene Inventurergebnis noch als akzeptabel oder besser – in den Vorjahren waren es laut derselben Quelle noch zwei Drittel. Das deutet darauf hin, dass sich das Problem nicht von selbst löst, sondern ohne gezielte Gegenmaßnahmen eher zunimmt.

Woran Sie einen tauglichen Anbieter erkennen

Abrechnungsmodell zum eigenen Bestand passend wählen. Wie die drei Beispiele zeigen, rechnet COSYS pro Lizenz, sortful nach Asset-Zahl und Timly in Funktionsstufen ab. Ein kleiner Betrieb mit wenigen hundert Artikeln zahlt bei einem Pro-Lizenz-Modell für ungenutzte Kapazität mit, während ein Unternehmen mit mehreren tausend Assets bei einem reinen Nutzer-Preismodell günstiger fährt. Lassen Sie sich die Kosten für Ihre konkrete Artikel- und Nutzerzahl vorrechnen, nicht nur den Einstiegspreis.

Inventurverfahren nach § 241 HGB explizit abfragen. Nicht jede Software unterstützt Stichprobeninventur oder permanente Inventur gleichermaßen gut. Fragen Sie im Anbietergespräch konkret, ob und wie das gewählte Verfahren abgebildet wird – eine App, die nur die klassische Stichtagszählung kennt, hilft bei einem großen, gleichförmigen Lagerbestand wenig.

Exportformat für die Betriebsprüfung. Da Inventare und Bücher nach § 147 AO zehn Jahre aufbewahrungspflichtig sind und einem Prüfer in angemessener Zeit zugänglich gemacht werden müssen, lohnt sich die Nachfrage nach dem konkreten Exportformat – ein System, aus dem sich Bestandsdaten nur als unstrukturiertes PDF ziehen lassen, verschiebt den Aufwand nur auf den Tag der Prüfung.

Offline-Fähigkeit im Lager. Viele Lagerhallen haben keine durchgängige WLAN-Abdeckung. Prüfen Sie, ob die App auch ohne Verbindung zählt und die Daten erst bei Wiederverbindung synchronisiert – sonst steht die Inventur bei jedem Funkloch still.

Schnittstelle zur bestehenden Warenwirtschaft oder Buchhaltung. Der eigentliche Nutzen entsteht erst, wenn Inventurergebnisse automatisch mit den Soll-Beständen im ERP- oder Buchhaltungssystem abgeglichen werden, statt die Daten manuell zu übertragen. Klären Sie vor Vertragsschluss, ob eine Anbindung an Ihr konkretes System existiert und was sie zusätzlich kostet.

Fazit: Die Pflicht lässt sich nicht wegautomatisieren, der Aufwand schon

Eine Inventur-Software ersetzt nicht die gesetzliche Pflicht aus § 240 HGB – gezählt werden muss so oder so. Was sich ändert, ist der Aufwand dahinter: Barcode-Scan statt Strichliste, automatischer Soll-Ist-Abgleich statt Excel-Formel, ein revisionssicherer Export statt Zettelstapel im Aktenordner. Welches Preismodell sich lohnt, hängt an der Zahl der Artikel und Nutzer, nicht am Namen des Anbieters.

Wenn Sie an diesem Punkt stehen – zwischen Lizenz- und Asset-Preismodell unsicher sind oder klären wollen, wie sich Ihre Inventur mit der bestehenden Warenwirtschaft verknüpfen lässt: Sprechen Sie mit uns. Wir schauen uns Ihren aktuellen Bestand und Ihre Prozesse an, bevor wir eine Empfehlung aussprechen.