Kassensystem: Kosten, Kassenpflicht ab 2028 und Anbieterwahl

Noch führen viele kleine Betriebe in Deutschland eine offene Ladenkasse – handschriftlich, mit Kassenbuch und Bargeldzählung am Abend. Das Bundeskabinett hat am 23. September 2026 einen Gesetzentwurf beschlossen, der das für die meisten von ihnen beenden soll: Wer mehr als 100.000 Euro Gesamtumsatz im Jahr macht, soll ab 2028 ein elektronisches Kassensystem mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung (TSE) nutzen müssen. Das Gesetz ist noch nicht verabschiedet, aber die Richtung ist gesetzt – und wer heute schon ein elektronisches System mit gültiger TSE betreibt, muss ohnehin nichts ändern. Für alle anderen lohnt sich jetzt der Blick auf Fristen, Kosten und Anbieter, statt erst kurz vor dem Stichtag zu handeln.

Was das Bundeskabinett konkret beschlossen hat

Nach Angaben des Bundesfinanzministeriums (öffnet in neuem Tab) soll der neue § 146b der Abgabenordnung Betriebe mit einem Gesamtumsatz von mehr als 100.000 Euro im Kalenderjahr verpflichten, ihre offene Ladenkasse ab 2028 durch ein elektronisches Aufzeichnungssystem zu ersetzen. Begründet wird das mit dem höheren Entdeckungsrisiko bei Steuerhinterziehung: Offene Ladenkassen ohne elektronische Aufzeichnung, so das BMF, seien weiterhin verbreitet und missbrauchsanfällig, weil es dort keine oder nur handschriftliche Aufzeichnungen gibt. Das Gesetz trägt inzwischen den Namen „Gesetz zur Fortentwicklung von Kassenaufzeichnungen und zur Bekämpfung von Steuerhinterziehung sowie zur weiteren Digitalisierung handels- und steuerrechtlicher Aufzeichnungen" – in der Praxis wird es häufig als Zweites Kassengesetz bezeichnet.

Zwei Ausnahmen stehen bereits fest. Laut dem BMF sind Steuerpflichtige mit einem Barumsatz unter 12.000 Euro im Jahr von der Kassenpflicht ausgenommen, unabhängig vom Gesamtumsatz. Weitere Befreiungen – etwa für Vertrauenskassen oder die Direktvermarktung in der Landwirtschaft – sollen laut BMF per Rechtsverordnung nach der Verabschiedung des Gesetzes geregelt werden; ein Verordnungsentwurf dazu liegt als Diskussionsentwurf vor, ist also noch nicht beschlossen.

Der Zeitplan hängt vom Jahr der Überschreitung ab. Eine Analyse von Haufe zum Regierungsentwurf (öffnet in neuem Tab) führt die gestaffelten Fristen auf: Wer die 100.000-Euro-Grenze erstmals im Jahr 2026 oder früher überschreitet, muss laut Haufe ab dem 1. Januar 2028 ein elektronisches Kassensystem nutzen. Wer sie erst 2027 überschreitet, hat laut Haufe bis zum 1. Juli 2028 Zeit. Die Pflicht endet laut Haufe erst nach dem zweiten aufeinanderfolgenden Kalenderjahr unterhalb der Grenze – ein einmaliger Umsatzeinbruch reicht also nicht, um wieder zur offenen Ladenkasse zurückzukehren. Bei einem Verstoß gegen die Kassenpflicht droht laut Haufe ein Bußgeld von bis zu 25.000 Euro nach § 379 AO.

Wichtig für die Einordnung: Bundestag und Bundesrat müssen dem Gesetzentwurf noch zustimmen. Details können sich im parlamentarischen Verfahren noch ändern, wie es bei vergleichbaren Vorhaben regelmäßig vorkommt. Wer aber ohnehin plant, von der offenen Ladenkasse auf ein elektronisches System umzustellen, muss auf diese letzte Bestätigung nicht warten – die technischen Anforderungen an ein solches System stehen bereits seit Jahren fest.

Was ein Kassensystem schon heute erfüllen muss

Unabhängig von der geplanten Kassenpflicht gilt für jedes elektronische Kassensystem, das heute im Einsatz ist, die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) (öffnet in neuem Tab). Seit dem 1. Januar 2020 muss jedes elektronische Aufzeichnungssystem, dessen Bauart es zulässt, über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen. Die TSE erzeugt für jeden Geschäftsvorfall eine fortlaufende Transaktionsnummer, einen Signaturzähler und Prüfwerte – fehlende oder veränderte Vorgänge fallen dadurch als Lücke in der Zählerfolge auf. Nach § 4 KassenSichV muss das System außerdem über die einheitliche digitale Schnittstelle einen standardisierten Export der Kassendaten ermöglichen, den sogenannten DSFinV-K-Export, den eine Finanzbehörde bei einer Kassen-Nachschau oder Außenprüfung anfordern kann.

Diese Anforderungen bestehen unabhängig davon, ob die geplante Kassenpflicht kommt. Jeder Betrieb, der schon heute freiwillig oder weil die Bauart es erfordert ein elektronisches Kassensystem nutzt, muss diese Vorgaben bereits erfüllen – und erfüllt damit, so das BMF, die geplante Anforderung an ein TSE-pflichtiges System bereits unabhängig vom eigenen Jahresumsatz.

Was ein Kassensystem kostet

Die Preisspannen zwischen Anbietern sind groß, weil Grundpreis, TSE-Gebühr, Transaktionsgebühr und Hardware getrennt abgerechnet werden. Der Kassensystem-Vergleich von Für-Gründer.de (öffnet in neuem Tab), eine unabhängige Testredaktion, die nach eigenen Angaben 14 Anbieter anhand von 117 Kriterien geprüft hat, zeigt die Bandbreite (Stand 21. Oktober 2026):

• Einstiegstarife reichen laut Für-Gründer.de von 0 Euro (SumUp, Flatpay) bis 399 Euro monatlich (SIDES, auf anspruchsvolle Gastronomiebetriebe mit SB-Konzept spezialisiert).
• TSE-Kosten sind bei einigen Anbietern im Grundpreis enthalten, bei anderen separat berechnet – laut Für-Gründer.de etwa 119 Euro jährlich bei Tillhub oder 14 Euro monatlich bei flour.
• Transaktionsgebühren für Kartenzahlungen beginnen laut Für-Gründer.de bei 0,35 Prozent plus 9 Cent (Studiolution) und reichen bis über 1,3 Prozent – bei hohem Kartenumsatz macht allein diese Gebühr häufig den größeren Teil der monatlichen Kosten aus, nicht der Grundpreis.
• Hardware kostet laut Für-Gründer.de zwischen 0 Euro (bei Komplettpaketen mit Vertragsbindung) und rund 2.500 Euro für ein stationäres All-in-One-System wie bei REA Card.
• Mindestvertragslaufzeiten unterscheiden sich ebenfalls deutlich: Für-Gründer.de nennt Spannen von einem Monat bei den meisten geprüften Cloud-Anbietern bis zu 60 Monaten bei REA Card.

Wer ein Angebot vergleicht, sollte sich deshalb nicht am beworbenen Einstiegspreis orientieren, sondern an der Gesamtrechnung für das eigene Kartenzahlungsvolumen: Ein niedriger Grundpreis mit hoher Transaktionsgebühr kann bei einem Betrieb mit viel Kartenumsatz teurer sein als ein höherer Grundpreis mit niedriger Gebühr.

Woran Sie einen tauglichen Anbieter erkennen

TSE im Preis transparent ausgewiesen. Ob die technische Sicherheitseinrichtung im Grundpreis enthalten oder separat berechnet wird, gehört in jedes Angebot – sonst lässt sich der tatsächliche Monatspreis nicht seriös berechnen, wie die Spannbreite bei Für-Gründer.de zeigt.

DSFinV-K-Export ohne Zusatzkosten. Dieser Exportformat ist für die Betriebsprüfung Pflicht, nicht optional. Lassen Sie sich im Verkaufsgespräch zeigen, wie der Export konkret funktioniert – nicht nur bestätigen, dass er existiert.

DATEV- oder Lexoffice-Anbindung, falls genutzt. Der Für-Gründer.de-Vergleich (öffnet in neuem Tab) listet für die geprüften Anbieter unterschiedliche Anbindungen an Buchhaltungssysteme – teils direkt enthalten, teils als kostenpflichtiges Zusatzmodul. DATEV selbst stellt kein eigenes Kassensystem bereit; die Anbindung läuft über einzelne Kassenanbieter, die eine Schnittstelle zum DATEV-Ökosystem anbieten. Wenn Ihre Kanzlei eine solche Anbindung erwartet, prüfen Sie das vor Vertragsabschluss, nicht danach.

Gesamtkosten für Ihr konkretes Umsatzvolumen schriftlich. Grundpreis, TSE-Gebühr, Transaktionsgebühr und Hardware ergeben je nach Kartenzahlungsanteil sehr unterschiedliche Monatskosten. Lassen Sie sich diese Summe für Ihr tatsächliches Geschäft vorrechnen, nicht nur den Einstiegspreis nennen.

Vertragslaufzeit im Verhältnis zur eigenen Planungssicherheit. Eine lange Mindestlaufzeit kann bei einem günstigeren Grundpreis sinnvoll sein – aber nur, wenn Sie sich für die Dauer wirklich an den Anbieter binden wollen. Bei einem Markt, der sich durch die geplante Kassenpflicht gerade verschiebt, ist kurzfristige Kündbarkeit ein Wert für sich.

Was Sie jetzt konkret prüfen sollten

Drei Fragen reichen, um den eigenen Handlungsbedarf einzuordnen: Nutzen Sie bereits ein elektronisches Kassensystem mit gültiger, zertifizierter TSE? Dann erfüllen Sie die geplante Anforderung schon unabhängig vom Umsatz. Liegt Ihr Gesamtumsatz über 100.000 Euro im Jahr und arbeiten Sie noch mit einer offenen Ladenkasse? Dann betrifft Sie die geplante Pflicht ab 2028, je nach Jahr der Überschreitung auch früher. Und: Nehmen Sie weniger als 12.000 Euro im Jahr bar ein? Dann greift nach aktuellem Stand des BMF die Ausnahme, unabhängig vom restlichen Umsatz.

Wer zur zweiten Gruppe gehört, sollte die Umstellung nicht auf 2027 verschieben. Auswahl, Dateneinrichtung, Schulung des Personals und die Anbindung an die bestehende Buchhaltung brauchen in der Praxis mehr Zeit als ein Vertragsabschluss allein.

Fazit: Die Kassenpflicht ist noch nicht Gesetz – die TSE-Pflicht längst

Die geplante Kassenpflicht ab 2028 ist noch nicht beschlossen, nur das Bundeskabinett hat zugestimmt. Was aber schon seit 2020 unverändert gilt, ist die TSE-Pflicht für jedes elektronische Kassensystem, das bereits im Einsatz ist. Wer jetzt noch eine offene Ladenkasse mit mehr als 100.000 Euro Jahresumsatz führt, trifft die Entscheidung für ein neues System also ohnehin bald – ob durch Gesetz oder aus eigenem Antrieb, weil eine elektronische Kasse weniger Aufwand bei Tagesabschluss und Steuerberatung bedeutet.

Wenn Sie vor der Frage stehen, welches Kassensystem zu Ihrem Umsatzvolumen, Ihrer Buchhaltungsanbindung und Ihrer bestehenden Systemlandschaft passt: Sprechen Sie mit uns. Wir schauen uns Ihre aktuellen Prozesse an, bevor wir eine Empfehlung aussprechen.