Zeiterfassungssoftware: Kosten, Pflicht und Anbieterwahl

Der Tabellenkalkulation reicht die Zettelwirtschaft nicht mehr: Ein Mitarbeiter trägt seine Stunden in eine Excel-Datei ein, ein anderer nutzt einen handschriftlichen Stundenzettel, und am Monatsende sitzt jemand in der Buchhaltung und tippt alles noch einmal ab. Spätestens wenn eine Betriebsprüfung ansteht oder das Team wächst, wird aus dieser Improvisation ein handfestes Risiko – rechtlich wie organisatorisch.

Dieser Beitrag beantwortet drei Fragen: Ist Zeiterfassung tatsächlich Pflicht, was kostet eine digitale Lösung realistisch, und woran erkennen Sie im Anbietergespräch, ob ein System zu Ihrem Betrieb passt.

Ist Zeiterfassung wirklich Pflicht?

Ja, und zwar unabhängig davon, ob ein eigenes Zeiterfassungsgesetz existiert. Der Europäische Gerichtshof hat bereits 2019 entschieden, dass Arbeitgeber ein "objektives, verlässliches und zugängliches System" zur Erfassung der gesamten Arbeitszeit einrichten müssen. Das Bundesarbeitsgericht hat diese Pflicht 2022 für Deutschland konkretisiert: Sie leitet sich aus § 3 Arbeitsschutzgesetz ab und gilt laut der Einordnung der IHK Rhein-Neckar (öffnet in neuem Tab) für alle Arbeitnehmer im Sinne von § 5 Absatz 1 Betriebsverfassungsgesetz – mit Ausnahme leitender Angestellter.

Was das BAG-Urteil nicht vorschreibt: eine bestimmte Form. Weder Gesetz noch Rechtsprechung verlangen zwingend digitale Erfassung – ein Stundenzettel erfüllt die Pflicht formal ebenso wie eine App, solange Arbeitsbeginn, -ende und Pausen vollständig und überprüfbar dokumentiert werden. Ein Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales sieht laut IHK künftig eine grundsätzliche Pflicht zur elektronischen Erfassung vor, mit gestaffelten Übergangsfristen für kleinere Unternehmen – der Entwurf ist jedoch noch nicht Gesetz. Bis dahin gilt die bestehende BAG-Pflicht unverändert, unabhängig vom gewählten Medium.

Warum sich digitale Erfassung trotzdem lohnt: Laut einer repräsentativen Erhebung von Bitkom Research (öffnet in neuem Tab) unter 602 Unternehmen ab 20 Beschäftigten in Deutschland erfassen inzwischen 74 Prozent der Unternehmen die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden – 2022, direkt nach dem BAG-Urteil, waren es erst 30 Prozent. Trotzdem nutzen laut derselben Erhebung noch 16 Prozent eine Excel-Tabelle und 13 Prozent einen handschriftlichen Stundenzettel zur Erfassung. Beide Formen sind rechtlich zulässig, verursachen aber doppelte Arbeit bei Lohnabrechnung und Auswertung – und genau dort setzt der Umstieg auf Software an, nicht bei der Pflicht selbst.

Was digitale Zeiterfassung tatsächlich kostet

Die Preismodelle unterscheiden sich danach, ob ein Anbieter Zeiterfassung als eigenständiges Produkt verkauft oder als Baustein einer größeren HR-Suite.

Clockodo, ein deutscher Anbieter, listet auf seiner Preisseite (öffnet in neuem Tab) drei Tarife pro Nutzer und Monat: Basic für 4 Euro deckt reine Arbeitszeit- und Urlaubserfassung ab. Pro kostet 8 Euro (regulär 10 Euro, mit Rabatt für die ersten 12 Monate) und ergänzt Projektzeiterfassung und -controlling. Pro Plus liegt bei 10 Euro (regulär 12 Euro) und fügt Single Sign-On sowie priorisierten Support hinzu. Für Teams ab 20 Nutzern erstellt Clockodo ein individuelles Angebot. Solo-Selbstständige nutzen einen eingeschränkten Free-Tarif kostenlos.

Personio verkauft Zeiterfassung nicht separat, sondern als Bestandteil seiner HR-Plattform. Laut Preisseite (öffnet in neuem Tab) beginnt die "HR + Payroll Plattform" für Unternehmen bis 49 Mitarbeitende ab 14 Euro pro Monat und Mitarbeitendem, für Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden ist die reine HR-Lösung ab 7,60 Euro pro Monat und Mitarbeitendem erhältlich, Payroll separat ab 5 Euro. Wer nur eine Zeiterfassung sucht, zahlt hier für ein komplettes HR-System mit.

Diese Bandbreite – von 4 Euro für ein reines Zeiterfassungsmodul bis über 14 Euro für eine gebündelte HR-Suite – zeigt: Die erste Frage vor jedem Angebot ist nicht der Preis pro Nutzer, sondern ob Sie tatsächlich nur Zeiterfassung brauchen oder ob sich eine Investition in eine breitere HR-Plattform ohnehin lohnt, weil Personalakte, Urlaubsverwaltung und Lohnvorbereitung sonst in separaten Systemen gepflegt werden.

Die DSGVO-Pflicht, die mit jeder Cloud-Lösung entsteht

Zeiterfassungsdaten sind personenbezogene Daten – sie lassen sich einer bestimmten Person eindeutig zuordnen und dokumentieren zusätzlich, wann diese Person wo gearbeitet hat. Wird ein Cloud-Dienst gebucht, verarbeitet der Anbieter diese Daten im Auftrag Ihres Unternehmens. Das ist laut den FAQ der Landesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen zu Artikel 28 DSGVO (öffnet in neuem Tab) eine Auftragsverarbeitung, wenn zwei Bedingungen erfüllt sind: Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten, und er tut dies nach Weisung Ihres Unternehmens, ohne selbst über den Zweck der Verarbeitung zu entscheiden. Bei einer Zeiterfassungssoftware ist das praktisch immer der Fall.

Die Konsequenz: Vor dem produktiven Einsatz braucht es einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit dem Anbieter. Seriöse Anbieter stellen diesen als Standarddokument bereit – bei Clockodo etwa direkt als eigene Vertragsseite verlinkt. Fehlt der AVV oder wird er erst auf Nachfrage nachgereicht, ist das ein Warnsignal, kein Kleingedrucktes.

Zusätzlich gilt bei Anbietern mit Serverstandort außerhalb der EU eine zweite Prüfung: Nach Kapitel V der DSGVO braucht die Übermittlung personenbezogener Daten in Drittstaaten eine zulässige Rechtsgrundlage, etwa Standardvertragsklauseln oder eine Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework. Wer diese zusätzliche Prüfung von vornherein vermeiden will, achtet beim Anbietervergleich gezielt auf einen benannten Serverstandort in der EU.

Woran Sie einen tauglichen Anbieter erkennen

Neben Preis und Serverstandort lohnt sich im Auswahlgespräch der Blick auf folgende Punkte:

Vollständigkeit der Erfassung statt bloßer Stundenzahl. Die Pflicht verlangt laut IHK-Einordnung nicht nur eine Gesamtstundenzahl, sondern Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Pausenzeiten einzeln dokumentiert. Prüfen Sie im Demo-Termin konkret, ob das gewählte System diese drei Werte automatisch festhält oder nur eine Summe ausweist.

Delegierbare, aber überprüfbare Erfassung. Mitarbeitende dürfen ihre Zeiten selbst eintragen – die Verantwortung für korrekte Aufzeichnung bleibt aber beim Arbeitgeber. Ein taugliches System braucht deshalb eine Freigabe- oder Kontrollfunktion für Vorgesetzte, nicht nur ein offenes Eingabefeld ohne Prüfschritt.

Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung. Der eigentliche Zeitgewinn entsteht nicht durch die Erfassung selbst, sondern dadurch, dass freigegebene Zeiten ohne manuelle Übertragung ins Lohnprogramm oder zu DATEV fließen. Fragen Sie nach einer konkreten Exportfunktion für Ihr bestehendes System, nicht nach einer allgemeinen "Schnittstellenfähigkeit".

Reale Gesamtkosten statt Einstiegspreis. Wie das Beispiel Personio zeigt, hängt der tatsächliche Preis stark von Unternehmensgröße und gebuchtem Funktionsumfang ab. Lassen Sie sich die Kosten für Ihre konkrete Mitarbeiterzahl und die tatsächlich benötigten Module vorrechnen, nicht nur den beworbenen Einstiegspreis.

AVV und Serverstandort vor Vertragsschluss klären. Beide Punkte gehören auf den Tisch, bevor eine Testphase in den produktiven Betrieb übergeht – nicht erst, wenn die Datenschutzbeauftragte nachfragt.

Fazit: Die Pflicht ist erfüllt, sobald erfasst wird – digital wird es erst durch die Praxis notwendig

Rechtlich reicht auch heute noch ein sauber geführter Stundenzettel. Der eigentliche Grund für den Umstieg auf Software liegt nicht in einer schärferen gesetzlichen Vorgabe, sondern im Aufwand, den Excel-Tabellen und Papierlisten bei wachsender Mitarbeiterzahl verursachen: doppelte Übertragung, fehleranfällige Auswertung, keine automatische Anbindung an die Lohnabrechnung. Die Bitkom-Zahlen zeigen, dass die meisten mittelständischen Unternehmen diesen Schritt längst gegangen sind – die verbleibende Frage ist selten, ob eine Software eingeführt wird, sondern welche zur eigenen Teamgröße, Kostenstruktur und bestehenden IT-Landschaft passt.

Wenn Sie an diesem Punkt stehen – zwischen einem reinen Zeiterfassungstool und einer breiteren HR-Suite unsicher sind, oder prüfen wollen, ob sich eine Anbindung an Ihre bestehende Lohnbuchhaltung sauber umsetzen lässt: Sprechen Sie mit uns. Wir schauen uns Ihre aktuelle Erfassungspraxis und Ihre bestehenden Systeme an, bevor wir eine Empfehlung aussprechen.