E-Rechnung-Software im Mittelstand: Kosten, DSGVO und Anbieterwahl

Ein Lieferant schickt eine XRechnung, ein anderer ein ZUGFeRD-PDF, ein dritter fragt vorsichtig nach, ob eine ganz normale PDF-Rechnung per E-Mail noch reicht. Wer diese Situation gerade in der Buchhaltung erlebt, ist nicht allein: Laut einer repräsentativen Erhebung von Bitkom Research (öffnet in neuem Tab) unter 1.103 Unternehmen ab 20 Beschäftigten kann weniger als die Hälfte der deutschen Unternehmen technisch überhaupt E-Rechnungen empfangen – dabei ist genau das seit dem 1. Januar 2025 verpflichtend.

Dieser Beitrag beantwortet drei Fragen, die in dieser Reihenfolge auftauchen: Ist das Problem überhaupt akut, was kostet eine Lösung realistisch, und woran erkennen Sie im Anbietergespräch, ob eine Software zu Ihrem Betrieb passt – nicht nur zu Ihrem Budget.

Ist die Pflicht schon da – oder kommt sie erst?

Beides, je nachdem, ob Sie Rechnungen empfangen oder versenden. Laut den FAQ des Bundesfinanzministeriums (öffnet in neuem Tab) gilt seit dem 1. Januar 2025: Eine E-Rechnung liegt nur noch vor, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht – ein einfaches PDF-Dokument erfüllt diese Definition nicht mehr. Jedes inländische Unternehmen muss solche E-Rechnungen seither empfangen können.

Beim Versand gelten laut der Einordnung der IHK Frankfurt (öffnet in neuem Tab) gestaffelte Übergangsfristen: Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Sie weiterhin Papierrechnungen versenden. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro im B2B-Bereich auf E-Rechnungen umstellen. Unternehmen unterhalb dieser Grenze haben bis zum 31. Dezember 2027 Zeit. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht dann für alle Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft, mit Ausnahme von Kleinunternehmern nach § 19 UStG.

Der praktische Punkt dabei: Die Empfangspflicht ist bereits scharf – nicht die Versandpflicht. Wer heute noch keine E-Rechnungen annehmen kann, verstößt schon jetzt gegen geltendes Recht, unabhängig davon, wann die eigene Ausstellungspflicht beginnt. Genau diese Lücke zeigen die Bitkom-Zahlen: Nach der oben genannten Erhebung, auch zitiert bei ZVEH (öffnet in neuem Tab), nutzen knapp drei Viertel der Unternehmen für den E-Rechnungsempfang EDI-Formate, etwa ein weiteres Viertel setzt auf ZUGFeRD beziehungsweise Factur-X – reine XRechnung dagegen nutzt nur eins von zwanzig Unternehmen. Beim Versand sieht es ähnlich lückenhaft aus: Laut derselben Erhebung setzt rund die Hälfte der Unternehmen (55 Prozent) E-Rechnungen bei ausgehenden Rechnungen ein, während praktisch alle (99 Prozent) weiterhin auch per E-Mail versenden – meist als einfaches, nicht mehr zulässiges PDF – und mehr als die Hälfte (59 Prozent) zusätzlich auf den klassischen Postweg zurückgreift.

Ein Grund für diese Trägheit dürfte sein, dass die Umstellung selten isoliert bleibt: Nach der ZVEH-Meldung (öffnet in neuem Tab) haben erst 58 Prozent der von Bitkom befragten Unternehmen die Gelegenheit tatsächlich genutzt, im Zuge der E-Rechnungs-Umstellung auch die Prozesse in Buchhaltung, Finanzen und Controlling weiter zu digitalisieren. Wer die Softwareauswahl also nur unter dem Gesichtspunkt "Pflicht erfüllen" trifft, verschenkt genau den Teil des Nutzens, der die Investition eigentlich rechtfertigt.

Was E-Rechnungssoftware tatsächlich kostet

Die Preismodelle unterscheiden sich stark danach, ob ein Anbieter reine Rechnungssoftware verkauft oder eine Plattform speziell für den E-Rechnungs-Austausch.

DATEV positioniert seine E-Rechnungsplattform bewusst als kostenfreien Einstieg: Laut der Preisdarstellung auf der Plattform-Website (öffnet in neuem Tab) ist der Empfang von E-Rechnungen kostenlos, ebenso der Versand über angebundene DATEV-Lösungen. Für den Versand direkt über das E-Rechnungspostfach der Plattform selbst fallen dagegen 0,50 Euro je Ausgangsrechnung an, sobald ein monatliches Freikontingent überschritten ist. Das lohnt sich vor allem für Kanzleien und Betriebe, die ohnehin DATEV Unternehmen online nutzen und die Anbindung nicht separat aufbauen müssen.

sevdesk verkauft E-Rechnung als Teil seiner Buchhaltungssoftware. Laut der Preisseite (öffnet in neuem Tab) lassen sich im kostenlosen Tarif bis zu drei E-Rechnungen pro Monat in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung erstellen – für Selbstständige mit geringem Rechnungsaufkommen ausreichend. Wer mehr braucht, zahlt für den nächsthöheren Tarif "Rechnung" regulär 12,90 Euro pro Monat; unbegrenzte E-Rechnungen sind darin enthalten.

Diese Bandbreite – von kostenlosem Empfang über eine DATEV-Plattform bis zu einer Handvoll Euro monatlich bei einer Buchhaltungssoftware – zeigt: Die erste Frage ist nicht der Listenpreis, sondern ob Sie eine reine Empfangslösung brauchen (dann reicht oft die kostenfreie Variante), oder ob Sie Rechnungen aktiv ausstellen und in einen bestehenden Buchhaltungsprozess einbinden wollen. Wer beides in einem System will, zahlt in der Regel für die umfassendere Lösung – aber spart die manuelle Doppelerfassung zwischen zwei Programmen.

Die Aufbewahrungspflicht, die niemand vergessen darf

E-Rechnungen sind Buchungsbelege, und für Buchungsbelege gilt seit einer Gesetzesänderung eine neue Frist: Laut der Handelskammer Hamburg (öffnet in neuem Tab) hat das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz die handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt. Das entlastet, ändert aber nichts an der Kernanforderung: Die Belege müssen über den gesamten Zeitraum unveränderbar, vollständig und maschinell auswertbar archiviert werden – ein PDF im E-Mail-Postfach erfüllt das nicht automatisch.

Für Cloud-Lösungen kommt eine zweite Pflicht hinzu, die mit jeder externen Software entsteht: der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO. E-Rechnungsdaten enthalten Namen, Bankverbindungen und Geschäftsbeziehungen – personenbezogene Daten also, die der Softwareanbieter in Ihrem Auftrag verarbeitet. Seriöse Anbieter stellen einen AVV standardmäßig bereit, oft direkt als Vertragsseite verlinkt. Fehlt er oder wird er erst auf Nachfrage nachgereicht, ist das im Auswahlgespräch ein Warnsignal.

Was nach 2028 noch kommt: das Meldesystem

Die aktuelle Pflicht ist laut den FAQ des Bundesfinanzministeriums (öffnet in neuem Tab) explizit als Vorstufe gedacht: Eng mit der E-Rechnung verbunden ist die zu einem späteren Zeitpunkt vorgesehene Einführung eines Meldesystems, über das Unternehmen bestimmte Rechnungsangaben zeitnah und transaktionsbezogen an die Finanzverwaltung übermitteln müssen. Die dafür nötigen gesetzlichen Änderungen hat die Bundesregierung nach Angaben des Ministeriums noch nicht vorgelegt – ein konkretes Datum steht also noch nicht fest.

Für die Softwareauswahl heute bedeutet das vor allem eines: Eine Lösung, die schon jetzt sauber strukturierte, validierte Rechnungsdaten liefert, verschafft Ihnen einen Vorlauf, wenn das Meldesystem kommt. Wer dagegen mit Behelfslösungen über die aktuelle Pflicht hinwegkommt, baut die technische Schuld für den nächsten Schritt bereits mit ein.

Woran Sie einen tauglichen Anbieter erkennen

Neben Preis und AVV lohnt sich im Gespräch der Blick auf vier konkrete Punkte:

Empfang und Versand getrennt betrachten. Manche Lösungen sind für den Empfang kostenlos, der Versand kostet extra – wie das DATEV-Beispiel zeigt. Fragen Sie explizit nach beiden Kostenblöcken, nicht nur nach dem beworbenen Einstiegspreis.

Format-Abdeckung prüfen, nicht nur behaupten lassen. Ein taugliches System muss XRechnung und ZUGFeRD zuverlässig validieren – inklusive der Schematron-Prüfregeln, die eine fehlerhafte Rechnung schon vor der Buchung abfangen. Lassen Sie sich im Demo-Termin eine echte Testrechnung durchlaufen, nicht nur eine Feature-Liste vorlesen.

Anbindung an Ihr bestehendes System verlangen. Der eigentliche Zeitgewinn entsteht, wenn Rechnungsdaten ohne manuelle Übertragung ins ERP oder die Finanzbuchhaltung fließen. Eine allgemeine Aussage wie "schnittstellenfähig" reicht nicht – fragen Sie nach der konkreten Anbindung an Ihr System.

Aufbewahrung und Zugriffsschutz vor Vertragsschluss klären. Wo werden die Daten archiviert, für wie lange, und wer hat Zugriff? Das gehört auf den Tisch, bevor eine Testphase in den produktiven Betrieb übergeht.

Der eigentliche Hebel liegt nicht in der Pflicht

Die Pflicht selbst lässt sich mit einer kostenlosen Empfangslösung formal erfüllen. Der Grund, warum sich der genauere Blick trotzdem lohnt, liegt woanders: Sobald Rechnungen strukturiert und maschinenlesbar vorliegen, lässt sich der gesamte Prozess dahinter automatisieren – Prüfung, Kontierung, Freigabe, Buchung. Genau an diesem Übergang von "Pflicht erfüllt" zu "Prozess automatisiert" unterscheiden sich die Anbieter am stärksten, und genau dort zeigt sich auch, ob eine Software zur eigenen Systemlandschaft passt oder eine weitere Insellösung wird.

Wenn Sie an diesem Punkt stehen – zwischen einer reinen E-Rechnungs-Empfangslösung und einer tieferen Automatisierung Ihrer Rechnungsverarbeitung unsicher sind, oder prüfen wollen, ob sich eine Anbindung an Ihr bestehendes ERP oder Ihre Buchhaltung sauber umsetzen lässt: Sprechen Sie mit uns. Wir schauen uns Ihren aktuellen Rechnungsprozess und Ihre Systemlandschaft an, bevor wir eine Empfehlung aussprechen.