Microsoft 365 Copilot: OpenAI als Subprocessor – was jetzt zu prüfen ist

Wer in Ihrem Unternehmen Microsoft 365 Copilot einsetzt, hat vermutlich in den vergangenen Wochen eine Einstellung übersehen, die ohne weiteres Zutun umgeschaltet wurde. Seit dem 24. Juli 2026 verarbeiten Copilot-Anfragen bei vielen Tenants standardmäßig auch Modelle, die OpenAI selbst betreibt – nicht mehr nur die Varianten, die Microsoft über Azure OpenAI hostet. Laut der offiziellen Dokumentation von Microsoft (öffnet in neuem Tab) wurde die Option am 9. Juli 2026 im Microsoft 365 Admin Center eingeführt, zunächst deaktiviert – und dann automatisch für alle berechtigten Geschäftskunden aktiviert, sofern niemand aktiv „No users" ausgewählt hatte.

Das betrifft nicht irgendeine Nebenfunktion. Es geht um die Frage, wessen Infrastruktur die Prompts und Antworten Ihrer Mitarbeitenden in Word, Outlook, Teams und Copilot Chat tatsächlich verarbeitet – und damit um einen zusätzlichen Auftragsverarbeiter in einer Kette, die viele Unternehmen zuletzt geprüft haben, als Copilot selbst eingeführt wurde.

Was sich am 24. Juli konkret geändert hat

OpenAI wurde laut Microsoft am 23. Juni 2026 in die Subprocessor-Liste für Microsoft Online Services aufgenommen; ab 9. Juli 2026 war die Nutzung OpenAI-betriebener Modelle – beginnend mit GPT-5.6 – im Admin Center wählbar. Die Nachricht im Microsoft 365 Message Center (MC1422074) (öffnet in neuem Tab), dokumentiert im MC-Archiv von merill.net, benennt die Frist unmissverständlich: Ohne Admin-Eingriff wurde die Einstellung am 24. Juli 2026 für berechtigte Tenants automatisch auf „aktiviert" gesetzt.

Wichtig für die Einordnung: Es geht dabei um Modelle, die OpenAI selbst betreibt – als Unterauftragsverarbeiter mit eigener Infrastruktur, nicht um die GPT-Modelle, die Microsoft über Azure OpenAI in eigener Regie ausführt. Laut Microsoft gelten für die OpenAI-betriebenen Modelle grundsätzlich dieselben Microsoft Product Terms und das Data Protection Addendum (DPA) (öffnet in neuem Tab) wie für den Rest von Microsoft 365 – mit einer Ausnahme, die in der technischen Dokumentation über den Erwartungswert hinausgeht: Diese Modelle sind „aktuell von den Zusagen zur Verarbeitung im jeweiligen Land ausgeschlossen", auch wenn sie laut Microsoft in die EU Data Boundary eingeschlossen sind, „sofern in der EU-Data-Boundary-Dokumentation nicht anders vermerkt".

Das ist ein Unterschied zu Anthropic, dem zweiten großen Fremdmodell-Anbieter in Copilot. Laut der Microsoft-Dokumentation zu Anthropic-Modellen (öffnet in neuem Tab) sind Anthropic-Modelle in der EU, der EFTA und Großbritannien standardmäßig deaktiviert – anders als in den meisten übrigen Regionen, wo sie automatisch aktiv sind. Bei OpenAI gibt es diese regionale Ausnahme laut Microsofts eigener Darstellung nicht: Der Auto-Enable-Termin vom 24. Juli 2026 galt weltweit für berechtigte Kunden, EU-Tenants eingeschlossen.

Warum zwei Wochen Frist ein Problem sind, kein Detail

Der IT-Dienstleister KbWorks hat den Ablauf in einem Beitrag zur Frist (öffnet in neuem Tab) präzise beschrieben: Die Einstellung erschien am 9. Juli im Admin Center, blieb zunächst deaktiviert – und wechselte am 24. Juli automatisch in den aktivierten Zustand, wenn niemand widersprochen hatte. Vierzehn Tage, in denen IT-Administration und Datenschutzverantwortliche eine bewusste Entscheidung hätten treffen müssen, statt eine Standardeinstellung zu erben.

Für ein mittelständisches Unternehmen ohne dediziertes Compliance-Team ist das ein enges Zeitfenster. Wer die Nachricht im Message Center nicht laufend verfolgt oder Copilot-Administration nebenbei mitbetreut, hat die Frist mit hoher Wahrscheinlichkeit verstreichen lassen – mit der Folge, dass OpenAI-betriebene Modelle jetzt aktiv sind, ohne dass eine bewusste Entscheidung dazu dokumentiert wurde.

Was das für die eigene Datenverarbeitung bedeutet

Drei Punkte sind für die Praxis relevant:

Erstens: Die Zuständigkeit bleibt bei Ihnen. Ihr Unternehmen bleibt datenschutzrechtlich Verantwortlicher; Microsoft und – über die Subprocessor-Konstruktion – auch OpenAI agieren als Auftragsverarbeiter. Eine automatisch aktivierte Einstellung ändert nichts an der Rechenschaftspflicht, die bei Ihnen liegt.

Zweitens: Der Umfang ist größer als ein einzelnes Chatfenster. Laut Microsoft betrifft die Einstellung Microsoft 365 Copilot, Copilot in den Microsoft-365-Apps und Microsoft Copilot Studio gleichermaßen. Wer in Copilot Studio eigene Agenten für Kundenservice, interne Prozesse oder Dokumentenverarbeitung gebaut hat, sollte prüfen, ob diese Agenten über die neue Einstellung ebenfalls auf OpenAI-betriebene Modelle zugreifen können.

Drittens: Die Kontrolle ist einfach, aber nicht selbsterklärend. Microsoft beschreibt den Weg im Admin Center so: Copilot → Settings → View all → „AI providers operating as Microsoft subprocessors" → OpenAI auswählen → unter „Choose which users can access OpenAI operated models" entweder Nutzergruppen festlegen oder „No users" wählen, um die Option vollständig zu deaktivieren. Wer OpenAI-betriebene Modelle bewusst nutzen möchte, kann das nach Rücksprache mit der Datenschutzverantwortlichen genauso tun – nur eben als getroffene Entscheidung, nicht als Standardwert.

Der Kontext: Copilot wächst schneller als die Governance mitzieht

Dass diese Entscheidung überhaupt in so vielen Tenants ansteht, hängt mit dem Tempo zusammen, in dem Copilot selbst wächst. Im Transkript des Microsoft-Ergebnisberichts für das vierte Quartal des Geschäftsjahres 2026 (öffnet in neuem Tab) nannte Finanzchefin Amy Hood die Zahl von über 30 Millionen zahlenden Microsoft-365-Copilot-Lizenzen – mit einer Wachstumsrate bei Neuabschlüssen, die sich von Quartal zu Quartal mehr als verdoppelt hat. Je mehr Sitze produktiv geschaltet werden, desto mehr Tenants sind von Standardeinstellungen wie der OpenAI-Subprocessor-Option betroffen, oft ohne dass die interne Governance mit demselben Tempo mitgezogen ist.

Für den Mittelstand heißt das konkret: Die Entscheidung über KI-Anbieter in der eigenen Microsoft-365-Umgebung ist keine einmalige Grundsatzfrage mehr, die bei der Copilot-Einführung geklärt und dann abgehakt wird. Microsoft erweitert das Modellangebot laufend um weitere Anbieter – und jede Erweiterung kann mit einer eigenen Standardeinstellung kommen, die Sie entweder aktiv bestätigen oder aktiv ablehnen müssen.

Was jetzt zu tun ist

Für Unternehmen, die Microsoft 365 Copilot bereits einsetzen, ergeben sich daraus klare, kurzfristig umsetzbare Schritte:

• Einstellung im Admin Center prüfen. Unter Copilot → Settings → View all → „AI providers operating as Microsoft subprocessors" sehen Sie, ob OpenAI und Anthropic für Ihre Organisation aktiviert sind – und für welche Nutzergruppen.
• Entscheidung dokumentieren. Unabhängig davon, ob Sie die Einstellung aktiviert lassen oder abschalten: Halten Sie fest, wer wann welche Entscheidung getroffen hat und warum. Das ist im Fall einer späteren Prüfung durch die Datenschutzaufsicht relevant.
• Copilot Studio separat betrachten. Die Einstellung wirkt laut Microsoft auch auf eigene Agenten in Copilot Studio und im Power Platform Admin Center. Wer dort produktiv arbeitet, sollte die Konfiguration gesondert prüfen, nicht nur die Copilot-Chat-Oberfläche.
• Regionsunterschiede nicht verwechseln. Anthropic-Modelle sind in der EU, der EFTA und Großbritannien laut Microsoft standardmäßig deaktiviert – OpenAI-betriebene Modelle nicht. Wer beide Anbieter im Unternehmen im Blick behalten will, muss beide Einstellungen einzeln prüfen.
• Künftige Subprocessor-Änderungen einplanen. Legen Sie einen festen Turnus fest – etwa quartalsweise –, in dem jemand im Unternehmen aktiv das Microsoft 365 Message Center und die Subprocessor-Liste kontrolliert, statt auf Zufallsfunde zu vertrauen.

Was das für Ihren Auftragsverarbeitungsvertrag bedeutet

Praktisch relevant wird die Frage spätestens dann, wenn Sie Ihren Auftragsverarbeitungsvertrag mit Microsoft das nächste Mal überprüfen oder eine Datenschutz-Folgenabschätzung aktualisieren. Ein zusätzlicher Subprocessor in der Kette bedeutet: Die Liste der Stellen, die Zugriff auf Prompts, Dokumenteninhalte und generierte Antworten haben könnten, ist um einen Namen länger geworden – unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen die Einstellung aktiv genutzt hat oder nicht, solange sie nicht auf „No users" stand. Wer eine bestehende Folgenabschätzung für Copilot dokumentiert hat, sollte prüfen, ob OpenAI als Subprocessor darin bereits berücksichtigt ist. Ist das nicht der Fall, gehört die Aktualisierung auf die Liste der nächsten Aufgaben für die Datenschutzverantwortliche im Haus – nicht, weil ein Verstoß vorläge, sondern weil die Dokumentation der tatsächlichen Datenverarbeitung entsprechen sollte.

Einordnung statt Alarmismus

Diese Änderung ist kein Sicherheitsvorfall und auch keine grundsätzliche Abkehr von den vertraglichen Zusagen, die Microsoft 365 Copilot begleiten. Laut Microsoft gelten für OpenAI-betriebene Modelle dieselben Produktbedingungen und dieselbe Data Protection Addendum wie für den übrigen Copilot-Betrieb, inklusive Enterprise Data Protection. Der Punkt ist ein anderer: Ob ein zusätzlicher Anbieter in Ihrer Datenverarbeitungskette auftaucht, sollte eine bewusste unternehmerische Entscheidung sein – keine, die durch Nichtstun getroffen wird, weil eine Frist von vierzehn Tagen unbemerkt verstrichen ist.

Für Unternehmen, die Copilot im Rahmen einer bestehenden Datenschutz-Folgenabschätzung oder eines AVV-Reviews ohnehin regelmäßig prüfen, ist das ein zusätzlicher Punkt auf der Checkliste. Wer diese Prüfung bislang nicht routinemäßig durchführt, sollte an dieser Stelle anfangen – denn die nächste Standardeinstellung, die sich ohne Zutun ändert, kommt mit großer Wahrscheinlichkeit früher als der nächste geplante Compliance-Review.