Microsoft 365 wird teurer: Was der Preisschritt vom 1. Juli 2026 für Ihr Budget bedeutet

Wer im Juli eine Rechnung für Microsoft-365-Lizenzen bekommen hat, die höher ausfiel als sonst, hat sich das nicht eingebildet. Microsoft hat zum 1. Juli 2026 die Listenpreise für sieben gewerbliche Lizenzmodelle angehoben – nicht um ein paar Cent, sondern je nach Tarif um bis zu ein Drittel. Für Unternehmen, die mit mehreren Dutzend oder Hundert Lizenzen planen, ist das eine Zahl, die sich im IT-Budget bemerkbar macht, ohne dass ein einziges neues Feature bewusst genutzt wurde.

Was sich konkret ändert

Laut der offiziellen Preistabelle von Microsoft (öffnet in neuem Tab) gelten die neuen Listenpreise seit dem 1. Juli 2026 für folgende gewerbliche Suiten (jeweils pro Nutzer und Monat, US-Dollar, Suiten mit Teams):

Am stärksten trifft es damit die Frontline-Lizenzen, die vor allem für Mitarbeitende ohne festen Büroarbeitsplatz gedacht sind – etwa in Produktion, Handel oder Logistik. Bei den klassischen Büro-Lizenzen liegt der Aufschlag zwischen 5 und 16 Prozent. Business Premium bleibt als einzige der Business-Suiten preisstabil.

Wichtig für die Einordnung: Dies sind US-Listenpreise. Laut Microsoft gelten die Anpassungen "global mit lokalen Marktanpassungen" (öffnet in neuem Tab) – die tatsächliche Erhöhung in Euro und der genaue Zeitpunkt im eigenen Vertrag hängen vom Reseller, vom Vertragstyp (Direct, CSP, Enterprise Agreement) und vom nächsten Verlängerungstermin ab. Eine pauschale Umrechnung in Euro wäre an dieser Stelle eine Schätzung, keine belegte Zahl – prüfen Sie den konkreten Aufschlag deshalb direkt im Microsoft-365-Nachrichtencenter Ihres Tenants oder bei Ihrem Lizenzpartner.

Wer wann zahlt

Bestandskunden trifft die Erhöhung nicht sofort. Laut Microsofts eigener Ankündigung bleiben laufende Verträge zu den alten Konditionen bestehen, bis sie verlängert werden; Kunden erhalten mindestens 30 Tage vor der jeweiligen Vertragsverlängerung eine Mitteilung im Microsoft 365 Message Center. heise online (öffnet in neuem Tab) bestätigt diese Frist und ordnet sie ein: Microsoft habe mit der Ankündigung im Dezember 2025 rund sieben Monate Vorlaufzeit gegeben, bevor die neuen Preise zum 1. Juli 2026 wirksam wurden.

Für ein Unternehmen mit Jahresverträgen heißt das praktisch: Der Preisschritt schlägt erst beim nächsten Renewal durch – wer im März verlängert hat, zahlt bis März 2027 noch den alten Preis. Wer keine feste Vertragslaufzeit hat oder monatlich abrechnet, spürt die Erhöhung dagegen unmittelbar.

Warum Microsoft die Preise erhöht

Die Begründung von Microsoft selbst: neue Funktionen in den Bereichen KI, Sicherheit und IT-Management. Konkret kommen laut der Ankündigung im Microsoft-365-Blog (öffnet in neuem Tab) unter anderem hinzu:

• Copilot Chat direkt in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und OneNote für alle Microsoft-365-Nutzer, inklusive eines "Agent Mode" für iteratives Arbeiten an Dokumenten.
• Erweiterter E-Mail-Schutz (Microsoft Defender for Office 365 Plan 1) für Office 365 E3 und Microsoft 365 E3.
• Zusätzliche Endpoint-Management-Funktionen wie Intune Remote Help, Intune Advanced Analytics und Intune Plan 2 für E3- und E5-Kunden.
• Für E5-Kunden zusätzlich Security Copilot mit laut Microsoft mehr als 70 vorgefertigten Agents.

Ob diese Zusatzfunktionen für das eigene Unternehmen einen Gegenwert zum Preisaufschlag darstellen, lässt sich nur einzelfallbezogen beantworten – ein Unternehmen, das Copilot Chat aktiv nutzt, bewertet den Aufschlag anders als eines, das reine Textverarbeitung ohne KI-Funktionen benötigt und die neuen Features gar nicht einsetzt.

Die Rechnung für den Mittelstand

Wie sich der Aufschlag auf ein mittleres Unternehmen auswirkt, hat BornCity anhand von Microsoft 365 E3 durchgerechnet (öffnet in neuem Tab): Bei drei US-Dollar Aufschlag pro Nutzer und Monat kommen aufs Jahr 36 Dollar pro Mitarbeiter zusammen – bei 500 Beschäftigten macht das nach dieser Rechnung rund 18.000 Dollar zusätzliche Kosten pro Jahr. Für ein typisches Mittelstandsunternehmen mit deutlich weniger Lizenzen fällt der absolute Betrag kleiner aus, aber das Rechenprinzip überträgt sich direkt: Zahl der Lizenzen mal Preisdifferenz mal zwölf Monate.

Bevor Sie diese Rechnung für Ihr eigenes Unternehmen aufmachen, lohnt sich allerdings ein Zwischenschritt, den BornCity unter Verweis auf Einschätzungen von Gartner (öffnet in neuem Tab) nennt: Laut dieser Einschätzung entfallen 25 bis 30 Prozent der Ausgaben für Software-as-a-Service auf ungenutzte Lizenzen. Bevor Sie also den vollen Aufschlag auf Ihre gesamte Lizenzzahl hochrechnen, lohnt der Blick in die eigene Nutzungsstatistik im Microsoft 365 Admin Center: Wie viele der vergebenen Lizenzen wurden in den letzten 90 Tagen tatsächlich aktiv genutzt? Ungenutzte Lizenzen zu kündigen, senkt die Kostenbasis vor der Erhöhung – und damit auch den absoluten Effekt des Preisschritts.

Was IT-Verantwortliche jetzt konkret prüfen sollten

1. Nächsten Verlängerungstermin ermitteln. Im Microsoft 365 Admin Center unter "Abrechnung" den Vertragszeitraum der eigenen Lizenzen nachsehen. Nur ab diesem Datum greift der neue Preis.
2. Nachrichtencenter beobachten. Die 30-tägige Vorabinformation läuft über das Message Center im Admin Center – nicht über eine separate E-Mail, die leicht übersehen wird.
3. Lizenzauslastung prüfen. Aktive Nutzer vs. vergebene Lizenzen abgleichen, bevor der neue Preis auf die volle Lizenzzahl aufgeschlagen wird.
4. Tarifwahl neu bewerten. Wer bislang auf Business Standard saß, aber ohnehin über einen Umstieg auf Business Premium nachgedacht hat, findet die Preisdifferenz zwischen den beiden Tarifs jetzt kleiner als vorher – Business Premium bleibt laut Tabelle preisstabil, während Business Standard teurer wird.
5. Neue Funktionen tatsächlich bewerten, nicht nur bezahlen. Copilot Chat, erweiterter Phishing-Schutz und die zusätzlichen Intune-Funktionen sind im Preis bereits enthalten. Ob sie im eigenen Betrieb einen Unterschied machen, ist eine separate Entscheidung von der Frage, ob man den höheren Preis zahlt – die Lizenz läuft so oder so weiter.

Wann sich ein Blick über Microsoft 365 hinaus lohnt

Ein Preisschritt dieser Größenordnung ist ein guter Anlass, die eigene Softwarelandschaft grundsätzlich zu prüfen – nicht zwingend, um Microsoft 365 zu verlassen, sondern um zu wissen, wofür man eigentlich bezahlt. Zwei Fragen helfen dabei: Nutzt Ihr Unternehmen tatsächlich alle Bestandteile der gebuchten Suite, oder bezahlen Sie für Teams, SharePoint und Intune-Funktionen, die in der Praxis ungenutzt bleiben? Und: Wie viele der über Copilot beworbenen KI-Funktionen decken Sie bereits über eigene Automatisierungen ab, etwa mit Workflow-Tools, die gezielter auf Ihre Prozesse zugeschnitten sind als eine generische Suite-Erweiterung?

Eine belastbare Antwort darauf setzt eine nüchterne Bestandsaufnahme voraus, keine Bauchentscheidung gegen einen Anbieter. Wer diese Bestandsaufnahme nicht allein stemmen will, findet in einem kurzen Beratungsgespräch schneller heraus, wo in der eigenen Softwarelandschaft tatsächlich Spielraum steckt – unabhängig davon, ob am Ende Microsoft 365 bleibt oder ein Teil der Prozesse anders gelöst wird.