Onboarding-Software: Kosten, Datenschutzpflichten und Anbieterwahl

Ein neuer Mitarbeiter unterschreibt den Vertrag – und dann beginnt in vielen mittelständischen Unternehmen ein Flickenteppich aus E-Mails, Excel-Checklisten und Zuruf: Wer meldet die IT-Zugänge an? Wer legt die Personalakte an? Wer erinnert sich, dass die Werksausweis-Anfrage noch offen ist? Genau dieser unstrukturierte Ablauf ist teuer, und zwar nicht erst, wenn jemand kündigt.

Laut einer Deloitte-Umfrage unter 110 österreichischen Führungskräften (öffnet in neuem Tab) liegen die durchschnittlichen Fluktuationskosten bei rund 14.900 Euro pro Stelle – bei Unternehmen mit weniger als 100 Mitarbeitenden im Schnitt 13.705 Euro, bei Unternehmen mit über 1.000 Mitarbeitenden 17.159 Euro. Ein Teil dieser Kosten entsteht bereits vor dem ersten Arbeitstag: Die Haufe Onboarding-Studie 2023 (öffnet in neuem Tab), eine Befragung von 775 HR-Verantwortlichen und Führungskräften, zeigt, dass 36 Prozent der befragten Arbeitgeber Kündigungen bereits zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag verzeichneten – zu einem Zeitpunkt, an dem die neue Kollegin oder der neue Kollege das Unternehmen noch gar nicht kennengelernt hat. 56 Prozent der Befragten nennen falsche Erwartungen der Onboardees als Grund für solche Frühkündigungen.

Dieser Beitrag ordnet ein, was Onboarding-Software in der Praxis leistet, was sie kostet, welche Datenschutzpflichten für die dabei angelegte Personalakte gelten – und wo KI im Onboarding heute tatsächlich schon ankommt.

Was eine Onboarding-Software tatsächlich automatisiert

Der Begriff "Onboarding-Software" beschreibt selten ein eigenständiges Produkt, sondern meist ein Modul innerhalb einer umfassenderen HR-Software. Die wiederkehrenden Kernfunktionen sind:

• Aufgabenlisten mit Verantwortlichkeiten: Wer aus HR, IT, Fachbereich und Facility Management muss bis wann was erledigen, damit der neue Mitarbeiter am ersten Tag arbeitsfähig ist.
• Digitale Vertrags- und Dokumentenunterschrift: E-Signatur für Arbeitsvertrag, Richtlinien und Datenschutzhinweise, statt Papierstapel am ersten Tag.
• Automatisiertes Anlegen von Konten: Verknüpfung mit HRIS, Identity-Management und E-Mail-Systemen, damit Zugänge nicht erst am zweiten oder dritten Arbeitstag stehen.
• Vorab-Informationen (Preboarding): Automatisierte Willkommens-Mails mit organisatorischen Details, bevor der erste Arbeitstag überhaupt beginnt.

Die Haufe-Studie (öffnet in neuem Tab) zeigt allerdings, wie wenig verbreitet das in der Praxis noch ist: Nur 25 Prozent der befragten Unternehmen setzten 2023 eine unterstützende Onboarding-Software ein, nur 17 Prozent hatten überhaupt ein eigenes Budget dafür. Beide Werte stagnierten gegenüber der Befragung von 2021 (23 Prozent Software, 16 Prozent Budget) – ein Hinweis darauf, dass der Umstieg für viele Unternehmen noch aussteht, nicht abgeschlossen ist.

Was kostet eine Onboarding-Software?

Wie schon bei anderen HR-Softwarekategorien ist ein direkter Preisvergleich nur eingeschränkt möglich, weil Onboarding meist kein eigenständig bepreistes Produkt ist, sondern Teil eines Gesamtpakets. Zwei Beispiele aus öffentlich einsehbaren Preisseiten, Stand dieses Beitrags:

• Personio bündelt On- und Offboarding-Workflows in sein Gesamtpaket für die Personalarbeit. Laut eigener Preisseite (öffnet in neuem Tab) liegt der Einstiegspreis für Unternehmen mit 50 oder mehr Mitarbeitenden bei ab 7,60 Euro pro Monat und Mitarbeitendem für die Basisstufe "Core"; On- und Offboarding-Workflows sind laut Funktionsvergleich erst ab der Stufe "Core Pro" enthalten. Unternehmen mit bis zu 49 Mitarbeitenden zahlen laut Personio ab 14 Euro pro Monat und Mitarbeitendem für das gebündelte HR-plus-Payroll-Paket.
• Sage HR wird im HR-Software-Vergleich von Für-Gründer.de (öffnet in neuem Tab) mit einem Einstiegspreis ab 22,50 Euro pro Monat bei fünf Mitarbeitenden gelistet und dort als Gesamtsieger im Vergleich mit Personio, HeavenHR, Zoho People, Factorial, HRworks und Kenjo geführt.

Die Bandbreite dieser Vergleichswerte – von rund 22 Euro bis über 250 Euro monatlich für ein kleines Team, je nach Anbieter und Funktionsumfang laut derselben Quelle – zeigt: Der Einstiegspreis allein sagt wenig darüber aus, was am Ende tatsächlich anfällt. Entscheidend ist, ob On- und Offboarding-Funktionen im Basispaket enthalten sind oder erst in einer teureren Stufe freigeschaltet werden müssen, wie im Beispiel Personio. Vor einem Anbietervergleich lohnt sich deshalb die konkrete Frage an den Anbieter, welche Onboarding-Funktionen in welcher Preisstufe tatsächlich enthalten sind – nicht nur der beworbene Einstiegspreis.

Die Datenschutzpflichten der digitalen Personalakte

Jede Onboarding-Software legt zwangsläufig eine Personalakte an, und die unterliegt unabhängig vom gewählten System denselben rechtlichen Anforderungen. Es gibt laut Haufe (öffnet in neuem Tab) keine gesetzliche Pflicht, überhaupt eine Personalakte zu führen – in der Praxis ist sie aber notwendig, um arbeits-, handels- und steuerrechtliche Pflichten zu erfüllen, und unterliegt dann vollständig der DSGVO und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

Zentrale Pflichten, die eine Softwareauswahl nicht automatisch erfüllt:

• Datenminimierung und Zweckbindung: Laut Haufe hat das Bundesarbeitsgericht entschieden, dass Personalakten zweckgebunden und verhältnismäßig geführt werden müssen. Eine umfassende Datensammlung ohne konkreten Bezug zum Arbeitsverhältnis ist unzulässig.
• Aufbewahrungsfristen: Steuerlich relevante Unterlagen unterliegen laut Haufe einer zehnjährigen Aufbewahrungsfrist nach § 147 AO, Geschäftsbriefe sechs Jahren nach § 257 HGB. Für rein arbeitsrechtliche Unterlagen gibt es keine einheitliche Frist – sie müssen aber gelöscht werden, sobald sie nicht mehr erforderlich sind.
• Auskunftsrecht der Beschäftigten: Mitarbeitende haben laut Haufe ein Recht auf Einsichtnahme in ihre Personalakte gemäß Artikel 15 DSGVO.
• Zugriffsbeschränkung: Laut ATOSS (öffnet in neuem Tab) muss ein digitales Berechtigungskonzept sicherstellen, dass nur Personen mit tatsächlichem Bedarf Zugriff erhalten – etwa Personalverantwortliche und die Geschäftsführung, dokumentiert über individuelle Zugänge statt geteilter Logins.
• Auftragsverarbeitungsvertrag bei Cloud-Lösungen: Wird die Personalakte bei einem Cloud-Anbieter geführt, ist laut ATOSS ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO zwingend, samt Nachweis der technisch-organisatorischen Maßnahmen des Anbieters.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten – etwa Gesundheitsdaten, politische Meinungen oder Gewerkschaftszugehörigkeit – dürfen laut Haufe gemäß Artikel 9 DSGVO grundsätzlich gar nicht in die Personalakte aufgenommen werden, von eng begrenzten Ausnahmen abgesehen.

Wo KI beim Onboarding heute tatsächlich ankommt

Laut einer Bitkom-Erhebung unter 602 repräsentativ befragten Unternehmen ab drei Beschäftigten (öffnet in neuem Tab), zitiert nach ChannelPartner (öffnet in neuem Tab), setzen aktuell 14 Prozent der Unternehmen KI bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein – gegenüber 11 Prozent im Jahr 2024. Weitere 36 Prozent können sich das für die Zukunft vorstellen, gegenüber 28 Prozent 2024. Der Wert liegt damit spürbar niedriger als etwa bei der individuellen Weiterbildung (16 Prozent aktuelle Nutzung laut derselben Quelle), zeigt aber eine klare Aufwärtsbewegung.

Bitkom-Hauptgeschäftsführer Bernhard Rohleder ordnet die insgesamt noch geringe KI-Nutzung im Personalbereich laut ChannelPartner mit der Sorge vor Datenschutzverstößen bei sensiblen Personaldaten und mit Unsicherheiten bei der praktischen Umsetzung des AI Act ein, der bestimmte Personalanwendungen als Hochrisiko-Systeme einstuft. Für das Onboarding konkret sieht er den Nutzen darin, dass eine KI häufige Orientierungsfragen neuer Mitarbeitender jederzeit beantworten kann – was laut Rohleder mehr Zeit für die individuelle Betreuung durch echte Ansprechpersonen freihält.

Praktisch heißt das für eine Softwareauswahl: KI-gestützte Chatbots für Standardfragen zu Prozessen, Tools oder Ansprechpartnern sind unkritisch, weil sie keine Entscheidung über eine Person treffen. Automatisierte Bewertungen von Mitarbeitenden während der Probezeit – etwa durch Scoring-Systeme – fallen dagegen in den datenschutzrechtlich sensiblen Bereich und verlangen Nachvollziehbarkeit, bevor sie produktiv gehen.

Woran Sie einen tauglichen Anbieter erkennen

• Onboarding-Funktionen im tatsächlich gebuchten Paket: Wie das Beispiel Personio zeigt, ist On-/Offboarding nicht zwangsläufig in der günstigsten Preisstufe enthalten. Lassen Sie sich das für Ihre konkrete Unternehmensgröße schriftlich bestätigen.
• AVV und Serverstandort vor Vertragsschluss: Liegt eine vollständige AVV-Vorlage vor, und ist der Speicherort der Personalakte transparent benannt?
• Löschkonzept nachweisbar: Lässt sich die Löschung nicht mehr benötigter Unterlagen technisch automatisieren, oder bleibt sie eine manuelle Aufgabe, die im Alltag untergeht?
• Zugriffskonzept statt geteilter Logins: Individuelle, protokollierte Zugänge für HR und Führungskräfte statt eines gemeinsamen Passworts für die Personalabteilung.
• Nachvollziehbarkeit bei KI-Funktionen: Falls die Software automatisierte Bewertungen während der Probezeit anbietet – kann der Anbieter erklären, wie diese zustande kommen, und lässt sich das gegenüber der betroffenen Person begründen?

Fazit

Der Business Case für Onboarding-Software liegt weniger in der Software selbst als in dem, was ein schlecht organisierter Prozess kostet: Laut Deloitte im Schnitt 14.900 Euro pro Fluktuationsfall, und laut Haufe beginnt ein Teil dieser Fälle bereits vor dem ersten Arbeitstag. Gleichzeitig zeigen dieselben Zahlen, dass viele mittelständische Unternehmen diesen Schritt noch vor sich haben – nur ein Viertel setzt laut Haufe-Studie überhaupt eine unterstützende Software ein. Die eigentliche Entscheidung liegt selten zwischen "Software oder keine Software", sondern zwischen einem Einstiegspaket ohne Onboarding-Workflows und einem Paket, das die tatsächlich benötigten Funktionen enthält – und zwischen einem Anbieter, der Datenschutzpflichten von Anfang an mitdenkt, und einem, der sie erst im Vertragsentwurf klärt.

Wenn Sie diese Abwägung nicht allein durchspielen möchten: Wir schauen mit Ihnen in einem unverbindlichen ersten Gespräch auf Ihren aktuellen Onboarding-Ablauf, Ihre bestehende IT-Landschaft und darauf, welches Kostenmodell zu Ihrer tatsächlichen Einstellungsfrequenz passt – bevor die erste Anbieter-Demo terminiert wird.