Schichtplanung-Software: Kosten, Mitbestimmung und Anbieterwahl

Der Dienstplan hängt in der Küche am Kühlschrank, eine zweite Version kursiert als Excel-Datei per WhatsApp, und wenn jemand krank wird, telefoniert die Schichtleitung eine Stunde lang die Belegschaft durch. Wer im Schichtbetrieb arbeitet – Gastronomie, Handel, Produktion, Pflege – kennt dieses Bild. Die Frage, die sich daraus meist ergibt, ist nicht "brauchen wir Software", sondern "was kostet das, und worauf müssen wir vor der Einführung achten".

Dieser Beitrag beantwortet drei Dinge: Was bei der Einführung rechtlich zu beachten ist, was gängige Anbieter kosten, und woran Sie im Auswahlgespräch einen tauglichen Partner erkennen.

Die Frage, die vor jeder Software-Entscheidung steht: der Betriebsrat

Anders als bei der Zeiterfassung gibt es für die Schichtplanung selbst keine gesetzliche Erfassungspflicht – ein handschriftlicher Dienstplan ist rechtlich zulässig, solange er die Arbeitszeit korrekt abbildet. Was in vielen Betrieben aber übersehen wird: Sobald ein Betriebsrat existiert, ist die Einführung einer Schichtplanungssoftware kein reiner IT-Beschluss der Geschäftsführung.

Nach § 87 Abs. 1 Nr. 2 und Nr. 3 BetrVG (öffnet in neuem Tab) hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei "Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit einschließlich der Pausen sowie Verteilung der Arbeitszeit auf die einzelnen Wochentage" sowie bei der vorübergehenden Verkürzung oder Verlängerung der Arbeitszeit. Das Bundesarbeitsgericht hat diesen Grundsatz in einem Beschluss zur Dienstplan-Mitbestimmung (öffnet in neuem Tab) 2013 konkret angewendet: In dem Fall hatte eine Einigungsstelle versucht, dem Arbeitgeber zu erlauben, einen Dienstplan auch ohne Zustimmung des Betriebsrats vorläufig in Kraft zu setzen. Das BAG erklärte diese Regelung für unwirksam – mit der Begründung, dass eine solche Klausel das Mitbestimmungsrecht faktisch aushebelt, weil der Arbeitgeber während der Übergangszeit "nach Gutdünken verfahren kann".

Für die Softwareauswahl heißt das konkret: Wer die Automatisierung der Schichtplanung plant, sollte den Betriebsrat vor der Einführung einbinden, nicht danach informieren. Eine Automatisierungsfunktion, die Schichten ohne Freigabeschritt verteilt, kann in einem mitbestimmten Betrieb rechtlich angreifbar sein, selbst wenn sie technisch einwandfrei funktioniert. Prüfen Sie deshalb im Auswahlgespräch, ob sich automatisch generierte Pläne vor der Veröffentlichung durch eine Freigabeinstanz bestätigen lassen – nicht nur, ob das System automatisieren kann.

Was Schichtplanungssoftware tatsächlich kostet

Die Preismodelle unterscheiden sich stärker als bei reiner Zeiterfassung, weil Anbieter unterschiedliche Zielgruppen bedienen – vom kleinen Café bis zum Industriebetrieb mit mehreren tausend Schichtarbeitenden.

Aplano, ein deutscher Anbieter, staffelt laut eigener Preisseite (öffnet in neuem Tab) drei Tarife pro Mitarbeiter und Monat: Core für 0,50 Euro deckt reine Schichtplanung mit Pausenregelung ab. Basic kostet 2 Euro und ergänzt Abwesenheiten, Urlaubskonten und Schichttausch. Pro liegt bei 4,50 Euro und fügt Zeiterfassung, automatische Dienstplanung, API-Schnittstelle und Personalakte hinzu. Für ein Team mit 30 Mitarbeitenden im Pro-Tarif ergibt das rund 135 Euro monatlich.

Staffomatic verlangt laut eigener Preisseite (öffnet in neuem Tab) mindestens 10 Personen pro Konto und staffelt ebenfalls nach Funktionsumfang: Basic für Schicht- und Urlaubsplanung ab 2 Euro pro Person und Monat (jährlich abgerechnet), Professional mit Zeiterfassung und Personio-Schnittstelle ab 4 Euro, Premium mit Arbeitszeitkonto und DATEV-Export ab 6 Euro. Bei monatlicher statt jährlicher Zahlung liegen die Preise jeweils etwas höher.

shyftplan positioniert sich am anderen Ende der Skala: Der Anbieter richtet sich laut eigenen Angaben (öffnet in neuem Tab) an Unternehmen mit einer drei- bis fünfstelligen Zahl an Schichtmitarbeitenden und nennt einen Mindestpreis von 700 Euro pro Monat – unabhängig von der tatsächlichen Mitarbeiterzahl. Für ein Unternehmen mit 30 oder 50 Beschäftigten ist das in aller Regel unwirtschaftlich; shyftplan lohnt sich erst, wenn die Komplexität der Schichtplanung selbst zum Kostenfaktor geworden ist – etwa durch mehrere Standorte, Qualifikationsanforderungen pro Schicht oder eine bestehende SAP-Landschaft, an die angebunden werden muss.

Diese Spannbreite – von 0,50 Euro für ein Basismodul bis 700 Euro Mindestgebühr – zeigt, dass die erste Frage im Anbietervergleich nicht der Listenpreis ist, sondern die Unternehmensgröße und Komplexität, für die ein Anbieter überhaupt kalkuliert. Ein Angebot für 30 Mitarbeitende von einem auf Konzerne zugeschnittenen Anbieter einzuholen, kostet nur Zeit.

Die DSGVO-Pflicht gilt auch hier

Schichtpläne enthalten personenbezogene Daten – wer wann wo arbeitet, teilweise ergänzt um Qualifikationen, Kontaktdaten und Verfügbarkeiten. Wird die Planung über eine Cloud-Software abgewickelt, verarbeitet der Anbieter diese Daten im Auftrag Ihres Unternehmens. Das ist laut den FAQ der Landesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen zu Artikel 28 DSGVO (öffnet in neuem Tab) eine Auftragsverarbeitung, sobald der Anbieter personenbezogene Daten nach Weisung Ihres Unternehmens verarbeitet, ohne selbst über den Zweck zu entscheiden – bei Schichtplanungssoftware praktisch immer der Fall.

Vor dem produktiven Einsatz braucht es deshalb einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter. Fragen Sie im Gespräch außerdem gezielt nach dem Serverstandort: Liegt er außerhalb der EU, greift zusätzlich Kapitel V der DSGVO mit eigenen Anforderungen an die Übermittlung. Ein Anbieter, der Standort und AVV nicht auf Anfrage klar benennen kann, ist ein Warnsignal – unabhängig davon, wie ausgereift die Software sonst wirkt.

Woran Sie einen tauglichen Anbieter erkennen

Freigabeschritt statt Blindautomatisierung. Wie oben beschrieben: Ein System, das automatisch generierte Pläne ohne Bestätigungsschritt veröffentlicht, kann in mitbestimmten Betrieben zum Problem werden. Prüfen Sie explizit, ob sich dieser Schritt einbauen lässt.

Reale Kosten für Ihre Größe, nicht der Einstiegspreis. Wie das Beispiel shyftplan zeigt, ist ein niedriger genannter Einstiegspreis wertlos, wenn der faktische Mindestpreis für Ihre Unternehmensgröße unwirtschaftlich ist. Lassen Sie sich die Kosten für Ihre konkrete Mitarbeiterzahl und den tatsächlich benötigten Funktionsumfang vorrechnen.

Schnittstelle zu Lohn und bestehenden Systemen. Der eigentliche Aufwand entsteht nicht bei der Planung selbst, sondern wenn geleistete Stunden manuell in die Lohnbuchhaltung übertragen werden müssen. Fragen Sie nach einer konkreten Exportfunktion zu Ihrem System – DATEV-Export ist bei Staffomatic beispielsweise erst im teuersten Tarif enthalten, nicht im Basispaket.

AVV und Serverstandort vor Vertragsschluss, nicht danach. Beide Punkte gehören auf den Tisch, bevor eine Testphase in den produktiven Betrieb übergeht.

Fazit: Die Softwarefrage ist auch eine Mitbestimmungsfrage

Bei der Schichtplanung überschneiden sich zwei Themen, die oft getrennt behandelt werden: die technische Auswahl einer passenden Software und die arbeitsrechtliche Einbindung des Betriebsrats. Wer nur die erste Frage klärt und die zweite übergeht, riskiert, dass eine technisch saubere Lösung an der betrieblichen Praxis scheitert – nicht weil die Software schlecht ist, sondern weil der Einführungsprozess das Mitbestimmungsrecht nicht berücksichtigt hat.

Wenn Sie an diesem Punkt stehen – zwischen mehreren Anbietern unsicher sind, klären wollen, wie sich eine automatisierte Schichtplanung mit Freigabeschritt und bestehender Mitbestimmung sauber umsetzen lässt, oder eine Anbindung an Ihre Lohnbuchhaltung planen: Sprechen Sie mit uns. Wir schauen uns Ihre aktuelle Planungspraxis, Ihre Betriebsgröße und Ihre bestehenden Systeme an, bevor wir eine Empfehlung aussprechen.