Vertragsmanagement-Software im Mittelstand: Kosten und Anbieterwahl

Wo liegt der aktuelle Mietvertrag für den zweiten Standort, wann läuft die Wartungsvereinbarung mit dem größten Lieferanten aus, und wer hat eigentlich die Vertraulichkeitsvereinbarung mit dem letzten Praktikanten unterschrieben? In vielen mittelständischen Unternehmen lässt sich diese Frage nicht in fünf Minuten beantworten. Das ist kein Einzelfall: Laut einer Studie von techconsult im Auftrag von Ceyoniq Technology (öffnet in neuem Tab), für die 221 Unternehmen aus verschiedenen Branchen und Größenklassen befragt wurden, die jeweils mehr als 100 Verträge verwalten, verfügen 64 Prozent der Befragten über keinen oder nur einen eingeschränkten Überblick über ihre laufenden Verträge.

Dieser Beitrag ordnet ein, warum das so ist, was Vertragsmanagement-Software kostet, welche gesetzlichen Pflichten beim Umstieg von Excel-Tabelle auf Software zu beachten sind und woran sich ein brauchbarer Anbieter erkennen lässt.

Warum Verträge trotz hoher Priorität oft im Chaos landen

Die Diskrepanz aus derselben Studie ist auffällig: 96 Prozent der befragten Unternehmen messen der unternehmensübergreifenden Zusammenarbeit bei Verträgen hohe Bedeutung bei – 65 Prozent halten sie für „sehr wichtig", 31 Prozent für „wichtig". Trotzdem bleibt die tatsächliche Verwaltung überwiegend manuell:

• 49 Prozent der befragten Unternehmen setzen laut der Studie einfache Programme wie Excel ein.
• 46 Prozent organisieren ihr Vertragsmanagement über weniger flexible ERP- oder CRM-Systeme, die dafür nicht gebaut sind.
• Nur 22 Prozent nutzen ein lokal betriebenes Contract-Lifecycle-Management-System (CLM), 20 Prozent eine cloudbasierte CLM-Lösung.
• Rund 60 Prozent zirkulieren Vertragsentwürfe laut Studie weiterhin klassisch als Word-Dateien per E-Mail, 59 Prozent nutzen dafür allgemeine Cloud-Speicher wie SharePoint oder Google Drive.

Das Muster dahinter ist bekannt aus vielen Digitalisierungsvorhaben im Mittelstand: Ein Bereich gilt als wichtig, aber eine dedizierte Lösung dafür wird erst angeschafft, wenn der Schmerz konkret wird – eine verpasste Kündigungsfrist, ein verlorener Rabatt, eine Vertragspartei, die eine längst überholte Klausel zitiert.

Was eine Vertragsmanagement-Software eigentlich lösen soll

Der Fachbegriff für den systematischen Umgang mit Verträgen über ihren gesamten Lebenszyklus lautet Contract Lifecycle Management (CLM): von der Initiierung über Erstellung, Verhandlung und Ausführung bis zu Archivierung, Analyse und gegebenenfalls Verlängerung oder Kündigung. Praktisch heißt das für ein mittelständisches Unternehmen meist drei Dinge:

Fristen nicht mehr im Kalender einzelner Mitarbeiter verwalten. Kündigungsfristen, Verlängerungsoptionen und Preisanpassungsklauseln landen in einer zentralen Datenbank statt in E-Mail-Postfächern, die beim Ausscheiden eines Mitarbeiters mitgehen.

Verträge durchsuchbar machen, statt sie zu durchblättern. Eine zentrale Volltextsuche über alle gescannten oder digital erstellten Verträge beantwortet Fragen wie „in welchen Lieferantenverträgen steht eine Haftungsbegrenzung auf 100.000 Euro" in Sekunden statt Stunden.

Freigabeprozesse nachvollziehbar dokumentieren. Wer hat den Vertrag geprüft, wer freigegeben, welche Version wurde tatsächlich unterschrieben – gerade bei Vier-Augen-Prinzipien in Rechtsabteilung, Einkauf und Geschäftsführung ein wiederkehrender Klärungsbedarf ohne System.

Was Vertragsmanagement-Software kostet

Die Preismodelle unterscheiden sich deutlich zwischen Anbietern, die auf kleine Teams zielen, und solchen, die auf Unternehmen mit hohem Vertragsvolumen ausgerichtet sind.

fynk veröffentlicht laut eigener Preisseite (öffnet in neuem Tab) eine gestaffelte Nutzerpreisliste: ein kostenloser Einzelplatz, Essential ab 19 Euro pro Nutzer und Monat, Business ab 39 Euro pro Nutzer und Monat, jeweils mit einem monatlichen Kontingent an KI-Credits für Funktionen wie Vertragsanalyse. Der Plan „Pro" für größere Organisationen mit Anforderungen wie SAML/SSO oder individuell anpassbarem Auftragsverarbeitungsvertrag wird laut derselben Seite individuell verhandelt.

ContractHero verzichtet dagegen laut seiner Preisseite (öffnet in neuem Tab) komplett auf öffentlich einsehbare Preise – alle drei Stufen (Essential mit 500 Verträgen und 5 Nutzern, Professional mit unbegrenzten Verträgen und 15 Nutzern, Enterprise mit 50 Nutzern) sind ausschließlich auf Anfrage über eine Demo erhältlich. Der Unterschied zwischen den Stufen liegt laut Anbieter unter anderem bei Vertrags- und Nutzerlimits, digitalen Signaturen, REST-API-Zugang und bei Enterprise zusätzlich Mandantenfähigkeit und eigenem SSO.

Diese uneinheitliche Preistransparenz ist selbst ein Auswahlkriterium: Wer früh ein belastbares Budget braucht, kommt mit Anbietern weiter, die Preise nennen, statt erst eine Demo zu terminieren.

Die DSGVO-Frage, die beim Umstieg oft übersehen wird

Wer Verträge – von denen viele personenbezogene Daten wie Namen, Kontaktdaten oder Gehaltsangaben enthalten – künftig bei einem externen Cloud-Anbieter statt auf dem eigenen Server ablegt, begründet damit in aller Regel ein Auftragsverarbeitungsverhältnis nach Art. 28 DSGVO. Die IHK Stuttgart (öffnet in neuem Tab) hält dazu fest: Mit dem Cloud-Anbieter ist ein Vertrag über die Auftragsverarbeitung (AVV) zu schließen, in dem die in Art. 28 DSGVO vorgeschriebenen Punkte zwingend zu regeln sind. Vor der Anschaffung lohnt sich deshalb die konkrete Nachfrage beim Anbieter nach einem fertigen AVV-Muster, dem Serverstandort und – bei Anbietern außerhalb der EU – nach der Rechtsgrundlage für die Datenübermittlung.

Ebenso wichtig ist die Frage nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, die unabhängig vom gewählten System weitergelten. Nach § 257 HGB (öffnet in neuem Tab) sind empfangene und abgesandte Handelsbriefe sechs Jahre aufzubewahren, Buchungsbelege acht Jahre. Die Abgabenordnung (öffnet in neuem Tab) verlangt in § 147 für Buchungsbelege ebenfalls acht Jahre, für Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse zehn Jahre. Eine Vertragsmanagement-Software nimmt diese Pflicht nicht ab – sie sollte aber technisch in der Lage sein, Löschsperren für Dokumente zu setzen, deren Aufbewahrungsfrist noch läuft, statt Verträge nach einer pauschalen Regel automatisch zu entfernen.

Digitale Signatur: Wann sie die Schriftform ersetzt

Fast jeder CLM-Anbieter wirbt inzwischen mit einer eingebauten Unterschriftsfunktion – bei ContractHero etwa ist die digitale Signatur laut der bereits zitierten Preisseite (öffnet in neuem Tab) eines der Merkmale, die die Stufen „Essential" und „Professional" unterscheidet. Ob eine solche Funktion einen Vertrag tatsächlich rechtssicher schließt, hängt aber von der Signaturart ab, nicht vom Software-Label.

Die eIDAS-Verordnung (EU) Nr. 910/2014 (öffnet in neuem Tab) unterscheidet in Artikel 3 drei Stufen: die einfache, die fortgeschrittene und die qualifizierte elektronische Signatur (QES). Für die meisten Geschäftsverträge des laufenden Betriebs reicht die Textform, für die eine einfache elektronische Signatur genügt. Ist gesetzlich oder vertraglich dagegen Schriftform vorgeschrieben – etwa bei bestimmten Bürgschaftserklärungen oder langfristigen Mietverträgen –, greift § 126a BGB (öffnet in neuem Tab): Die Schriftform lässt sich dann nur ersetzen, wenn beide Vertragsparteien ein gleichlautendes Dokument jeweils mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen. Eine qualifizierte elektronische Signatur hat laut Artikel 25 Absatz 2 derselben Verordnung die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift.

Für die Anbieterwahl heißt das konkret: Vor dem Abschluss klären, ob die eingebaute Signaturfunktion nur die einfache Form abdeckt oder auch eine qualifizierte elektronische Signatur über einen zertifizierten Vertrauensdiensteanbieter anbietet – notfalls über eine Anbindung an einen externen QES-Dienst. Wird die vorgeschriebene Form nicht eingehalten, führt das laut einer Einordnung der Kanzlei GLNS (öffnet in neuem Tab) in aller Regel zur Formunwirksamkeit des Vertrags – der einfache Klick auf „Unterschreiben" in der Software ersetzt die rechtliche Prüfung also nicht.

Worauf es bei der Anbieterwahl konkret ankommt

Serverstandort und Zertifizierung. Für Unternehmen mit Sitz in Deutschland ist ein Hosting innerhalb der EU, idealerweise in Deutschland, der unkompliziertere Weg zu einem DSGVO-konformen Betrieb – er erspart die Prüfung von Standardvertragsklauseln für Drittlandtransfers.

Migrationsaufwand aus dem Bestand. Wer laut der eingangs zitierten Studie zu den 49 Prozent zählt, die Verträge in Excel führen, oder zu den rund 60 Prozent, die Entwürfe per E-Mail zirkulieren lassen, sollte vor Vertragsabschluss klären, wie ein Massenimport bestehender Dokumente funktioniert – inklusive automatischer Texterkennung (OCR) für eingescannte Papierverträge, die in vielen Fällen den Großteil des Altbestands ausmachen.

Integration in bestehende Systeme statt Insellösung. Ein CLM-System, das nicht mit dem bereits genutzten CRM oder ERP kommuniziert, verlagert das Problem nur: Daten werden dann zwischen zwei statt einem System hin- und hergepflegt. Eine dokumentierte Schnittstelle (REST-API) ist deshalb kein Nice-to-have, sondern eine Voraussetzung dafür, dass sich die Investition langfristig auszahlt.

Kündbarkeit und Datenexport. Bei einem Dokument, das über Jahre hinweg rechtlich relevant bleibt, ist die Frage nach dem Ausstiegsszenario keine Nebensache: Lässt sich der komplette Vertragsbestand inklusive Metadaten und Fristen jederzeit in einem offenen Format exportieren, oder bindet der Anbieter faktisch über die Datenmigration?

Fazit

Die Lücke zwischen wahrgenommener Bedeutung und tatsächlicher Umsetzung ist im Vertragsmanagement größer als in den meisten anderen Digitalisierungsfeldern: Fast jedes Unternehmen hält das Thema für wichtig, aber weit über die Hälfte verwaltet Verträge weiterhin in Excel-Tabellen, E-Mail-Postfächern oder allgemeinen Cloud-Speichern. Der Umstieg auf eine dedizierte Lösung ist selten die technisch komplizierteste Digitalisierungsentscheidung im Unternehmen – aber eine, die konkrete rechtliche Hausaufgaben mitbringt, von der Auftragsverarbeitungsvereinbarung bis zu den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, die auch nach dem Umzug in eine neue Software unverändert weiterlaufen. Wer eine bestehende Softwarelandschaft hat und klären möchte, wie sich Vertragsdaten sauber mit CRM, ERP oder Buchhaltung verbinden lassen, statt eine weitere Insellösung zu schaffen, findet dafür in einem kurzen Gespräch schneller eine Antwort als in einer weiteren Anbieter-Demo.